飲み会幹事を任せられた!成功させるためのポイント55選!

飲み会の幹事を任された、という方必見!今回は飲み会の企画で失敗しない55のポイントを徹底解説いたします。飲み会の幹事ってとても大変ですよね。そんな大変なポイントをシーン別に分けてご紹介するので、責任重大な飲み会の幹事も失敗がないよう遂行しましょう!

飲み会幹事を任せられた!成功させるためのポイント55選!のイメージ

目次

  1. 飲み会の幹事を任された!失敗しない極意とは?
  2. シーン(1-2)飲み会の場所を決める時
  3. シーン(3-5)飲み会参加者の確認
  4. シーン(6-8)飲み会の日程調整
  5. シーン(9-11)参加者を募る時
  6. シーン(12-14)参加者の情報をまとめる時
  7. シーン(15-18)飲み会会場との打ち合わせ
  8. シーン(19-21)会社の飲み会の情報収集、計画
  9. シーン(22-24)楽しい企画を考える
  10. シーン(25-27)事前伝達について
  11. シーン(28-29)飲み会の下準備
  12. シーン(31-33)手間取る会費の徴収について
  13. シーン(34-37)いざ飲み会!最初の挨拶について
  14. シーン(38-40)飲み会中は裏方に徹して
  15. シーン(41-44)もしものために!介抱できる準備を
  16. シーン(45-47)飲み会の締めも綺麗に!
  17. シーン(48-49)会計での万が一に備える
  18. シーン(50-52)二次会について
  19. シーン(53-55)飲み会後のお礼も忘れずに
  20. 飲み会の幹事を完璧にこなして仕事ができることをアピール!

飲み会の幹事を任された!失敗しない極意とは?

会社の飲み会、忘年会の幹事を任された!いつかは周ってくる飲み会の幹事、結構大変ですよね。重大な失敗が見つかれば飲み会そのものが潰れてしまうことも!今回は責任重大な仕事の飲み会の幹事を完璧に遂行できる55のポイントをご紹介いたします。メールやラインなどの手段を有効活用するのがおすすめです。

シーン(1-2)飲み会の場所を決める時

飲み会の幹事の極意(1)どんな飲み会にするか決める

まずはその飲み会がどんな飲み会かを確認しましょう。忘年会?はたまた新入社員の歓迎会?仕事での飲み会は様々ですよね。また、どんな雰囲気の飲み会にしたいかも考えておくのがおすすめです。和やかな雰囲気、思い切り騒ぎたい雰囲気など、一言で飲み会といえどその種類は様々です。

飲み会の幹事の極意(2)規模を確認する

また、およその飲み会の規模も把握しておきたいですよね。自分の部署だけなのか、またプロジェクトチームだけなのか、また小さな会社なら会社全体で!なんてこともありますよね。やり方は様々なので、数十名、はたまた百名を超えるのかなど大まかな規模も把握しておきましょう。楽しい飲み会を開いて仕事のやり方も上手い人だと思わせちゃいましょう。

シーン(3-5)飲み会参加者の確認

飲み会の幹事の極意(3)参加人数を確認する

さて、どんな規模のどんな目的の飲み会か理解したところで、実際の参加人数を見ていきましょう。呼ぶ人をリストアップして、人数を確認しましょう。特に上司の人数などに関してはしっかりと確認したいところですよね。どこまで呼ぶか、先輩や近い上司に相談するのもオススメです。

飲み会の幹事の極意(4)お店には実際に下見に行く

では、参加人数の規模がわかったところでお店の候補を絞りましょう。有力候補のお店があれば、実際に同じ幹事の人間と飲みに行ってみてその雰囲気を確かめるのもおすすめです。幹事同士の親睦も深めることができるので、一緒に飲みに行ってコミュニケーションをとりましょう。

飲み会の幹事の極意(5)参加する上司の予定調査

候補を絞ったら、参加する上司に連絡をとりましょう。参加してもらうからには、上司の日程が合わない日は避けたいですよね。上司と相談しながら日程をある程度絞っていきましょう。そうすることで上司との日程トラブルも起こらず円滑なやり方で飲み会の日程を決めることができます。

シーン(6-8)飲み会の日程調整

飲み会の幹事の極意(6)日程を決める

さて、上司も予定も聞いたらその日程を元に正確な飲み会の日付を決めていきましょう。上司の希望をとりつつ、できるだけ次の日が休みの日が良いですよね。また、仕事の進行も妨げないちょうど良い日程をとります。日程が決まったらもう一度上司に報告しておきましょう。

飲み会の幹事の極意(7)日程・参加者リストを作る

その日程を元に、飲み会に呼ぶ人員のリストを決めましょう。失敗のないようにしっかりとリストを作っておいて、その人たちに飲み会の日は予定が空いているかどうか尋ねましょう。親しい間柄やよく連絡を取り合う相手ならメールで訪ねるのもおすすめです。

飲み会の幹事の極意(8)お店の予約をする

さて、人数が決まったらお店の予約をしましょう。先日幹事と一緒に下見に行ったお店に電話やメールで当日の予約をします。やり方もとても簡単ですが、万が一の伝達の失敗のないように打ち合わせにもう一度お店に訪ねるのもとてもおすすめです。

シーン(9-11)参加者を募る時

飲み会の幹事の極意(9)同僚などに協力要請する

幹事だけで飲み会の計画を立てるのは結構大変。また、1人で幹事を任される事も。そんな時は同僚に頼って協力を頼むのもおすすめです。例えば違う部署の同僚にその部署の参加人数を聞いてもらったり、小道具の買い出しや当日の司会を頼むなど、キャパオーバーを感じたら協力してもらう方が失敗がありません。

飲み会の幹事の極意(10)係りを役割分担する

さて、同じ幹事の人や協力をお願いした同僚で役割分担をしましょう。協力してくれる同僚には軽い係や役目を任せましょう。また、もし同僚が幹事を任された時はできることから協力してあげるのがベターです。やり方を考える事で失敗をなくす役割分担をまずは相談しましょう。

飲み会の幹事の極意(11)万が一のキャンセル方法を伝えておく

また、参加者に当日ドタキャンされると困りますよね。そんな時のために、参加者には万が一の行けなくなった時は事前にメールなどで連絡するように伝えておくのがおすすめです。当日に慌てる事なく会計も円滑に進める事ができるのでとてもおすすめです。

シーン(12-14)参加者の情報をまとめる時

飲み会の幹事の極意(12)実際の参加者の人数を確認する

さて、実際に参加者リストを使って参加人数を確認しましょう。行けなくなった連絡もある程度揃ったところで、その人数に合わせた飲み会プランを再確認しましょう。また、参加する上司はある程度多めに会費を払ってくれる方もいるので、そんな方に食事などのリクエストを聞くのも良いかもしれません。

飲み会の幹事の極意(13)会場の収容人数を確認

ここからは予約したお店との打ち合わせ。その参加人数なら会場となるお店ではどの部屋に通されるのか確認してみましょう。その部屋は個室なのか、テーブル席なのかによっても今後の進行計画が変わってきますよね。その部屋やテーブルなどに合わせて節度のある飲み会にしましょう。

飲み会の幹事の極意(14)飲み会プランの確認

また、そのお店の飲み会プランの時間やメニューなども確認してみましょう。食事内容で上司のリクエストに一番合うものはどれなのか、確認しておく必要があります。その場で決まればそのプランで予約を完了させてしまいましょう。

シーン(15-18)飲み会会場との打ち合わせ

飲み会の幹事の極意(15)飲み会場所の営業時間について

また、その飲み会プランの時間やラストオーダー、飲めるお酒の種類なども確認しておきましょう。営業時間を確認して、その時間には速やかに出られるように企画進行を練っておく事で、事前伝達もできて円滑に飲み会の進行を進める事ができます。

飲み会の幹事の極意(16)メニューの確認

先ほどもご紹介した飲み会のメニューの確認。上司の好きなメニューに合わせて、みんなでワイワイ食べられるメニューが飲み会にはうってつけですよね。もしフードメニューをある程度選べたりオーダー制なのでしたら、メニューを確認しておいてある程度全員で食べられるものを確認しておきましょう。

飲み会の幹事の極意(17)小道具や設備の確認

また、広い個室に通されるとわかったら、その部屋にマイクなど、進行におすすめな小道具が揃っているか確認しておきましょう。大人数での仕事の飲み会にはマイクのあるような大宴会場はとてもおすすめです。進行がスムーズに進んで失敗も少ないです。

飲み会の幹事の極意(18)キャンセル料金の有無

万が一これからキャンセル料が発生する、となったら大変。そんな時のためにキャンセル料を確認しておきましょう。当日のキャンセルに料金がかかる場合は事前にそのことを参加者に伝えておいて、泣く泣く幹事がキャンセル料を自腹する、なんて事にならないようにしておきましょう。

シーン(19-21)会社の飲み会の情報収集、計画

飲み会の幹事の極意(19)例年どんな飲み会をしているのか

さて、場所と人数がある程度決まったところで、あとは当日の進行や企画を考えるだけ。その進行や企画を考える際、例年の飲み会ではどんな企画をやったのか先輩などに聞いてみましょう。実は参加しているだけでは気がつかなかった様々な準備があるかもしれません。

飲み会の幹事の極意(20)実際の進行計画を考える

ある程度例年のことがわかれば、本格的に進行・企画を考える時。例年の流れを踏襲しつつ、真新しいアイデアもおりませる事で、また表情の違う楽しい飲み会にしてみましょう。また、円滑に進めるためのアイデアも混ぜる事で、こちらの手間もかかりません。

飲み会の幹事の極意(21)席順を考える

席順でも工夫をしてみるのもおすすめです。いつもと同じ席順で見知った仲間同士で話し続けるよりも、新たな相手と話すのもおすすめです。上司が末席に行かないようにだけ配慮しながら、くじ引きで席順を決めてみるのも楽しいかもしれません。

シーン(22-24)楽しい企画を考える

飲み会の幹事の極意(22)オリジナリティのある企画

忘年会などではみんなで楽しめる企画を考えておくと楽しいですよね。定番のビンゴゲームなどもとても楽しいですが、オリジナリティのある楽しい企画を取り入れても楽しいですよね。その会社の雰囲気に合わせた楽しい企画を考えてみましょう。

飲み会の幹事の極意(23)企画に関わる参加者を募る

さて、企画が決まったらその企画に必要な参加者などを決めましょう。例えばカラオケやモノマネ大会などでは、1人が注目されることも多いので、そういった企画が得意そうな人物にそれとなく声をかけてみるのがおすすめです。日頃から会話などが面白いと思う方をピックアップしてみましょう。

飲み会の幹事の極意(24)盛り上げ役を依頼する

さて、企画が滑っては飲み会も寒いですよね。そんな時のために合いの手や盛り上げが得意な人にあらかじめ盛り上げてくれるようこっそりとお願いしてみましょう。何も幹事だけが頑張る必要はないんです。幹事は飲み会が盛り上がるような手配や進行に専念するのが失敗がなくておすすめです。

シーン(25-27)事前伝達について

飲み会の幹事の極意(25)飲み会の案内メールを送る

ある程度飲み会の進行のやり方が決まってきました。飲み会の日取りが近づいてきたら、再度飲み会の案内のメールを送りましょう。メールで送ることで手軽にいつでも確認することができるので、忘れてたなんてことがありません。メールを駆使する事で情報伝達の失敗を無くしましょう。

飲み会の幹事の極意(26)予定が合わない時の連絡方法

また、案内メールには万が一予定が合わない時のキャンセルのやり方とその理由を幹事に伝えるよう再度念を押しておくことをおすすめします。また、キャンセル料がかかる場合はその旨も合わせて連絡しておくのがおすすめです。会計でトラブルが起きないようにしておくのがおすすめです。

飲み会の幹事の極意(27)飲み会当日にも再度連絡を

いよいよ飲み会当日。飲み会当日の仕事の昼休みなどに、再度念のため連絡をしておきましょう。当日の集合場所や会費などの確認も合わせて行っておくのがおすすめです。また、会費をいつ集めるかなども同時にお知らせしておくことで、その時までにお金を用意してもらいましょう。


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シーン(28-29)飲み会の下準備

飲み会の幹事の極意(28)小道具などの準備

お店で用意してもらうもの以外の必要な小道具などを買いに行きましょう。もし自分が仕事が忙しくて行くことができなくても、同僚や他の幹事にあらかじめ頼んでおくのがおすすめ。進行に必要なものをうまいやり方で揃えておきましょう。

飲み会の幹事の極意(29)二次会の場所を決めておく

仕事の飲み会になると二次会が発生することがほとんど。二次会用の場所も用意しておくのがおすすめです。すぐに予約ができる二次会場所をある程度ピックアップしておくことで、当日に人数が決まる二次会も安心です。人数がある程度わかるようなら、あらかじめ予約しておいても良いですよね。

飲み会の幹事の極意(30)出席者の最終確認をする

当日キャンセルしてくる人が現れてしまった!けれど、その人数を差し引いての参加者の正確な人数がわかったところで、お店にあらかじめ連絡しておきましょう。正確な人数を伝えておくことで、到着時に人数分の食事を用意してくれているので、円滑に進行することができます。

シーン(31-33)手間取る会費の徴収について

飲み会の幹事の極意(31)会費は事前徴収がおすすめ

お酒が入ってから会費を徴収するのは大変。なので、会費を払った人からお店に入れるように入り口で徴収してしまうのがおすすめです。会計は大人数だと手間取りやすいので、あらかじめ会計金額を集めておいて、会計係が集計しておきましょう。

飲み会の幹事の極意(32)会費チェックリストを用意

また、会計係がチェックリストを用意しておくことで誰が会費を払っていて誰が払っていないか一目瞭然にしておくのがおすすめ。会計のやり方も工夫することで、差額が出ないようにしっかりと会計を管理しておきましょう。大変な会計係には他の企画進行は任せず会計のことに専念してもらいましょう。

飲み会の幹事の極意(33)小銭やおつり用意しておく

1万円などきっちりとした金額の会費なら大丈夫ですが、お釣りが発生するような金額の会計なら、あらかじめお釣りを用意しておきましょう。お釣りがないからまた会計が手間取る、なんてことも起こらず、とてもおすすめです。きっちり持ってきた方が良い会計、お釣りが必要なまま持ってくることもありますもんね。

シーン(34-37)いざ飲み会!最初の挨拶について

飲み会の幹事の極意(34)進行係として台本を用意

進行係は幹事陣であって、司会のプロではありません。なので、飲み会が楽しく進むような進行表と合わせて台本も用意しておきましょう。下準備しておくことで飲み会が円滑に、また司会もやり方が簡単になるのでとてもおすすめです。

飲み会の幹事の極意(35)リハーサルをしておく

司会はある程度司会の台本を読んでおいて噛まないようにしておきましょう。また、マイクの扱いも事前に把握しておくと司会がスムーズに進みます。ある程度やり方を確認しておきましょう。また、失敗がないように音量なども気をつけておくのがおすすめです。

飲み会の幹事の極意(36)挨拶は手短に

さて、楽しい飲み会の挨拶は長いとだれてしまいます。挨拶は手短にしておきましょう。日頃のお礼や上司へ来ていただいたお礼は手短に、あとは乾杯するだけ。乾杯してしまえばしばらくは会話する時間をとるやり方がとてもおすすめです。

飲み会の幹事の極意(37)注意事項は先に伝えておく

また、挨拶の時にはお礼と同時に注意事項も伝えておきましょう手短に酔いすぎないように伝えたり、トイレの場所を伝えておくことで、心地よい飲み会を進めることが大切です。アルハラやセクハラトラブルが発生しないよう注意が必要です。

シーン(38-40)飲み会中は裏方に徹して

飲み会の幹事の極意(38)幹事や進行役の食事を確保

幹事や会計係、司会などは進行に夢中で気がつけば何も食べていない!なんて事も。それとなく幹事などの食事をあらかじめ確保しておく事で、他の幹事や会計係も大助かり。手の空いた人が食事を確保しておく事をあらかじめ決めておきましょう。誰かが用意してくれたらお礼を行っておくと円滑に進みます。

飲み会の幹事の極意(39)企画の出番の人をそれとなく呼ぶ

会話や挨拶回りに夢中になっていて、次の企画の人が来ない!そうならないように、出番が近づいている人にそれとなく声をかけておきましょう。やり方を工夫する事で企画や進行にラグが生まれず円滑に飲み会が進行します。

飲み会の幹事の極意(40)上司には失礼のない挨拶を

それとなく上司に近づいて、来ていただいたお礼や、会費を多めに出してくれた方にお礼をしておきましょう。そうする事で今後の仕事もスムーズに、また飲み会での幹事を評価される事も多いので、今後の仕事のためにも上司へのお礼や挨拶は忘れないようにしましょう。

シーン(41-44)もしものために!介抱できる準備を

飲み会の幹事の極意(41)酔った人の介抱も忘れずに

飲み会でついつい飲みすぎてしまった、という方のために介抱できるような予備知識をあらかじめ備えておくのもおすすめ。介抱のやり方を覚えておきましょう。また、介抱役は男女両方決めておく事で、同性の介抱のみに役割を絞りましょう。そうする事でセクハラなどのトラブルを回避できます。

飲み会の幹事の極意(42)薬や水、ゴミ袋を用意しておく

また、介抱に必要な薬やゴミ袋も小道具と一緒に買っておくのがおすすめ。最初のオーダー時にお店にお酒だけではなく水も用意してもらうことで、酔ってしまった人にすぐに水を渡せるように準備しておくのもおすすめです。お酒で失敗しないよう周りの人に気を使いましょう。

飲み会の幹事の極意(43)介抱スペースを作っておく

また、酔ってしまった人のために幹事席などに休んでもらえるスペースを用意しておく事で、お酒での失敗を回避してもらいましょう。上司のからみ酒の避難スペースとして用意しておく事で、若い社員も安心です。やり方を工夫して誰もが参加しやすい飲み会にしましょう。

飲み会の幹事の極意(44)飲酒運転はダメ!タクシーの手配

車やバイクで来ている方は要注意!飲酒運転にならないようチェックしましょう。身内から交通違反が出るのは嫌ですよね。もし車で来た人がお酒を飲まされていたら、タクシーなどを呼べるよう手配しておくのもおすすめです。

シーン(45-47)飲み会の締めも綺麗に!

飲み会の幹事の極意(45)挨拶は手短に、情報伝達を

また、上司へのお礼や挨拶も手短に済ませましょう。上司も飲み会を楽しみたいはず。挨拶してきた幹事とばかり話すのではなく、いろんな方と話をしたいですよね。上司が手放しで楽しめるよう挨拶やお礼は手短に済ませる事で、上司も好印象です。

飲み会の幹事の極意(46)酔っている上司の確認

また、上司が酔っているようでしたらうざ絡みしないか要チェック。若い女性社員などに絡もうとしていたら、さりげなく距離を遠ざけましょう。また、自分で帰る事ができるかどうかも確認しておく事で、帰る頃にタクシーが来るように手配しておきましょう。

飲み会の幹事の極意(47)さりげなく二次会の参加可否を聞く

また、さりげなく二次会に行くかどうかも参加者に確認しておくのもおすすめ。挨拶と一緒に二次会に行くかどうかさりげなく確認しておきましょう。二次会の情報伝達は幹事同士のメールやラインなどで情報共有できるようにしておくのがおすすめ。それを元に会計係などが次の場所を予約しておきましょう。

シーン(48-49)会計での万が一に備える

飲み会の幹事の極意(48)万が一の追加徴収に備える

宴もたけなわ、進行も終わり、いざ会計!そんな時に思っていた金額よりも高い!そんな事にならないように、ある程度お金を多めに持っておきましょう。そうする事で会計もスムーズに済ませる事ができるのでとてもおすすめです。会計のやり方を工夫しておきましょう。

飲み会の幹事の極意(49)原因を特定する

もし会計の金額が想定より高い、ということになった時はその原因を把握しておきましょう。誰かがコース外の何かを頼んでいた、などお店に確認しておくのがおすすめです。会費内で払う事ができる金額なら大丈夫ですが、それを超えてしまった際はその人物にそれとなく伝えてみましょう。

シーン(50-52)二次会について

飲み会の幹事の極意(50)二次会の人数チェック

二次会のあらかたの人数を把握した上で、飲み会を解散した時にももう一度正確な人数を確認しましょう。二重チェックするやり方でより円滑に二次会場所へ移動する事ができます。また、お店を予約できたら二次会の会費も事前に参加者から徴収するのがオススメです。

飲み会の幹事の極意(51)即予約できるお店に連絡

飲み会会場から徒歩数分で着くようなお店が二次会にはおすすめです。即予約しておいたお店に今から行くことを伝え、そこに向かいましょう。二次会推奨というお店なら直前の予約も承ってくれますよ。もちろんお店の人にそれとなくお礼を言っておきましょう。

飲み会の幹事の極意(52)二次会前に事前徴収

先ほどご紹介したように、二次会でも会計は事前徴収がオススメ。二次会あとはより酔っ払っていて会計もままならないなんてこともあり得るので、意識があるうちにお金を集めておくのがオススメです。ただ、仕事に支障が出ないよう泥酔している人は帰らせましょう。

シーン(53-55)飲み会後のお礼も忘れずに

飲み会の幹事の極意(53)お礼のメールを送信

無事飲み会が終了!一安心したところで、後日来ていただいてありがとうございましたとメールを送る事で、飲み会が終わったあとも気持ちよく仕事に戻る事ができます。お礼のメールを送ってあの時の幹事は優秀だったなぁ、と頭の中に残るような演出はとてもおすすめです。メールはとても有効な手段ですよね。

飲み会の幹事の極意(54)上司にもさりげなくお礼を

上司にあったら挨拶と一緒に来ていただいたお礼を再度伝えましょう。上司も挨拶とお礼を言われて心地よい気分であなたを見る事ができます。仕事でも上司に気に入られる事で、今後の成功に繋げちゃいましょう。実際に会う事ができない方はメールでもOKです。

飲み会の幹事の極意(55)手伝ってくれた同僚を労おう

上司や参加者だけではありません。同じ幹事や手伝ってくれた同僚にお礼を伝えて、またお疲れ会など今度は気楽に楽しめる食事に誘うのもおすすめです。共通の計画を遂行して、同じ幹事の気になる異性とも親睦を深めちゃいましょう。

飲み会の幹事を完璧にこなして仕事ができることをアピール!

いかがでしたか?

今回は仕事の飲み会の幹事で失敗しない55のポイントをご紹介いたしました。メールや事前徴収などで、失敗のない飲み会を企画しましょう。また、挨拶も丁寧に行う事で上司も気持ち良い気分で飲み会に参加する事ができます。今後の仕事をより円滑に進めるためにも、楽しい飲み会を開きましょう。

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おしゃれと漫画が大好き!おしゃれもして恋も趣味も充実させたい欲張り女子。

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