仕事用のメールアドレスの名前設定！設定方法やNGなものも紹介！

仕事や就職活動でメールを使用する場合、アドレスをどうすべきか悩む方は多いのではないでしょうか。

できれば仕事用とプライベート用は別のアドレスを使うべきなのですが、その理由を考えたことはないかもしれません。

仕事用のアドレスを取得をおすすめする理由と、その際の決め方などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

メールでやりとりする必要のある仕事を始めたばかりの段階なら、プライベートと仕事で同じアドレスを使うことも珍しくありません。

しかし、同じプライベート用のアドレスに来るメールは比較的「緊急性」や「重要性」が低いものが多くありませんか？「後でまとめて確認すれば大丈夫」と思ってしまうようなものですね。

そういったプライベート用に仕事のメールが混ざると、混同しやすくなってしまうというデメリットがあります。

それぞれを分けて利用することで「これは仕事の連絡＝重要・優先」、これは「プライベート＝プライベートタイムに確認」という区別を、受信した時点ですることができます。

プライベート用のメールアドレスを仕事で使用することは、絶対に避けるべきというわけではありません。

しかし、メールが混同してしまうと重要なメールを見落としたり、返信を忘れてしまったりといった重要なミスに繋がりかねないのです。

アドレスを分けておけば、こちらからメールを送信する場合も、うっかりプライベートのメールを取引先に送ってしまうというようなミスは、最低限防ぐことができますね。

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まずはメールアドレスのメイン部分と言える＠以前について説明します。

一番最初に目に付く部分であり、多くの方が意識しているといわれているので、仕事にふさわしいものに設定しましょう。

＠以前の部分は、なるべく「シンプルで分かりやすい」ものを選ぶことをおすすめします。

例えば、個人事業主なら「屋号」や「名前」、「ビジネスの内容がわかるようなもの」を使用すれば、メールアドレスを見ただけで、「○○をしている○○さんのアドレス」と連想することができます。

それは仕事の成功にも繋がると言われていますし、大切な取引などに使うからこそ、分かりやすいことが重要になってくるのです。

日本人の場合、仕事でのやりとりは「苗字」で行うことが多いですよね。苗字でやりとりしている場合、相手の名前まですぐに浮かびますか？

日本人同士のやりとりで使うメールアドレスなら「苗字」を使用する方が分かりやすいということになります。

しかし、海外の場合は逆で名前で呼び合うことが多いそうです。そう考えると、アドレスが苗字の場合、「誰か分からない」という現象が起きるかもしれません。

そのため、同じアドレスで国内外問わずやり取りする場合は、フルネームにしておくのがベストではないでしょうか。

プライベート用のアドレスであれば、自分らしいこだわりや個性を持って選択して良いものですが、ビジネス用となると重視すべき点があります。

ビジネス専用アドレスにぴったりのアドレスの基準について見てみましょう。

きちんとした意味の通ったものであっても、長すぎるアドレスは利便性が下がります。

入力も大変ですし、自分が言葉や文字で伝えることも大変で、ミスが起こる可能性が高くなります。

プライベート用であればこだわっても良い部分ですが、仕事用ならなるべく「-」などを使用しないシンプルなものを設定するようにしましょう。

仕事用に使うメールアドレスの場合、印象は大切です。

アドレスの意味については、意外とチェックしている人が多いという事実もあり、あまり印象の良くない単語や、言葉を含めたアドレスは相手に不快な思いをさせるかもしれません。それによって信頼を損なうことも可能性としてはゼロではありませんよね。

また、名前で設定する場合も、その後に何らかの装飾単語を入れるなど、下手にアレンジしてしまうことも、仕事のメールとしては避けた方が良いことではないでしょうか。

意味のない文字が並んだメールアドレスは、見た目にもあまり印象がよくありません。

無意味な文字が羅列されたアドレスから届いたメールを不審に感じ、開くのをためらう人が多いのが現実です。こちらから送ったメールが開かれることもなく破棄されてしまっては困りますよね。

さらに意味のない文字の羅列は「覚えにくい」「伝えにくい」「入力しにくい」など、利便性が非常に悪いことも挙げられます。

メールアドレスからも良い印象を与えられるように、分かりやすいものに設定しましょう。

GmailやYahoo!メールなどのいわゆる「フリーメール」は無料ですし、誰でも簡単に取得できるため多くの人が利用しています。

しかし、メールアドレスで信頼度を判断する場合も少なくありません。それはフリーメールが「スパムメール」など何らかの脅威になりかねないことにも利用されることがあるからです。

フリーランスで仲介業者を経由している場合など、取引先と直接連絡を取らない場合はフリーメールでも全く問題ありません。

ただ、本業として本格的に活動している、直接取引が多いという場合などは、独自ドメインのアドレスを取得した方が、社会的信用度が高いのでおすすめです。

では、それぞれのアドレスの取得方法を解説しますね。

GmailはGoogleのアカウントと紐付けられていますので、Googleを利用する人が一つは持っているアドレスともいえます。

個人用であれば、基本的にいくつでも無料で使用することができ、登録も「名前」「電話番号」などを入力してパスワードやユーザー名（メールアドレスの＠以前の部分）を決めるだけで簡単です。

無料ですので、一時的に使用する「使い捨てのアドレス」として取得・使用している方も多いようですが、それが逆に信用度を下げる原因にもなっています。

Gmailにはビジネス用の有料アカウントも用意されていますが、法人を対象としているようですので、個人の場合は独自ドメインを取得する方が良いでしょう。

Yahoo!メールも基本的には、無料で取得・使用できるメールアドレスになります。

Gmailとの違いは、同じIDで使用できるセーフティーアドレスが10個作れるということでしょう。メインのアドレスとは別に、アドレスを持つことができるので、使い分けが簡単にできることはメリットですよね。

yahoo!のアカウントの取得はGmail同様に簡単で、セーフティーアドレスはログイン後のメールの設定から行うことができますので、チェックしてみてください。

しかし、フリーメールに違いはありませんので、信頼度を重視するなら独自ドメインに勝るものはないことを忘れないようにしましょう。

Gmailなどのフリーメールは「@gmail.com」というドメインが指定され、＠以前の部分しか自由に決めることができませんが、独自ドメインは＠以降の文字列をオリジナルのものにすることができるのです。

ドメイン発行の代理店を通せば比較的簡単にオリジナルドメインを取得できます。

料金は代理店によって異なる他、ドメインの最後につく「.com」や「.jp」といった部分の選択によって大きく変わってきます。特に信用度の高い「.com」といったものは割高になる傾向です。

しかし、安いからといってあまり知名度や意味のないものを選択してしまうと、逆に信頼感が損なわれ独自ドメインの意味を持たない場合もありますので、注意しましょう。

プライベートとは別で仕事用のメールアドレスを作るべき理由について紹介しましたが、いかがだったでしょうか？

基本的に時間や場所を選ばずに利用できるメールは、ビジネスの場でも非常に役立つものですが、プライベートと一緒にしてしまうことで、見落としなどのリスクが生じる場合があります。

適切に使い分けることでリスクを減らし、スムーズなやり取りをすることができますので、仕事でメールを使用する方はこの機会に、専用アドレスを検討してみてはいかがでしょうか。

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