同窓会・クラス会案内状例文集！返信の書き方も！【往復はがき】

同窓会を開催する場合、幹事が必ずいます。
学校の同窓会の場合、卒業式の段階までに幹事が決まっていることが多いようです。
多くはクラス委員が幹事に選ばれて、〇年後に開きましょう、という話をするそうです。
しかしクラス委員が地元から離れてしまうこともありますよね。
また連絡が取れなくなってしまうことも少なくありません。
そんな時には、恩師に頼まれた人や友達からの推薦で幹事に選ばれたりするようです。

さて、幹事に選ばれたら最初にしなければならないのは、協力者を見つける事です。
1人でも準備をすることは可能です。
しかし案内状を出したり会場を押さえたり会計をしたりと何かと大変です。
できるなら、一緒にやってくれる友達を探しましょう。
幹事を一緒にやってくれる人を見つけて会場を押さえる。
そこまでできたら終わりではありません。
次にやらなくてはいけないのは「案内状を出す」ことです。
案内状は遅くても【1ヶ月前】までには出さなくてはいけません。

どうして同窓会の案内状を出すのでしょうか？
それは、同窓生や恩師への告知とともに出欠確認をして「参加人数を把握するため」です。
案内状を出すメリットとしては、
①公式感がでること
②文章で送ることで伝達が正確に確実に伝わること
③文章で送ることでより多くの人の目に留まること
があげられます。
逆にデメリットとしては、
①費用がかかること
②間違った情報を書いてしまった場合、訂正がさらに大変なこと
があげられます。
大変な作業ですが、出席する同窓生としては案内状は出してほしい人が多いようです。

今はSNSでの連絡が発達したので、あえて文章で送る必要はないのかもしれません。
しかし忙しい毎日を送っている人が、帰ってきてポストを見たら。
「同窓会のお知らせ」という案内状を見つけたら嬉しくなりますよね。
案内状に幹事の写真が入っていたりすれば昔のことを思い出すかもしれませんね。
あの人変わったな、とか懐かしくなることもあるかもしれません。
今回同窓生をほっとさせられたり、ちょっとびっくりさせることができる。
そんな案内状の書き方を往復はがき用など例文付きで紹介させていただきます。
恩師への同窓会への案内の仕方も、あわせてチェックしてみてくださいね。

文章の紹介の前に、文章が完成した後のことを考えてみましょう。
文章ができたら終了ではありません。
発送して完了となります。
発送するために必要なのは、
①印刷をすること
②宛名を書くこと
です。
何人に案内状を出すのか、印刷をするのは何枚なのかをしっかりと決めましょう。
コピーをするのか業者に頼むのか、予算を考えて決める必要があります。
また、宛名に関しても自分たちで書くのか、業者にお願いするのかで金額が変わってきます。
文章やデザインを考える前に、どれくらいの予算で案内状を作るのかを調べておくことも大切です。

同窓会の案内状を印刷してくれる印刷所を何件かご紹介します。
1社に絞らずに、何社かお見積もりをとってみましょう。
また、できるかぎり地元の印刷所を選ぶのがポイントです。
打ち合わせが必要になった場合、遠方の業者であると電話でしか打ち合わせができません。
納得できるものをつくるためには、しっかり打ち合わせられたほうが安心ですね。
また、遠方の業者の場合は送料がかかる場合もあるので確認をしましょう。

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デザインが必要な場合は別途かかるかもしれません。
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自分達でデザインができるのであればおすすめです。
少数部も対応していただけるのが嬉しいですね。
往復はがきも対応してくれるようです。

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大量の発注でも対応可能なようです。
お見積もりをとって、予算に合うか判断してくださいね。
往復はがきも対応してくれるようです。

同窓会の案内状には何を書けばいいのでしょうか？
いざ案内状を出そうと思っても、思いつかないこともありますよね。
後から思い出して訂正修正にならないように、しっかりと確認しておきましょう。

下記7点は案内状に書いておいたほうがいいものになります。
①日時
　〇年〇月〇日　〇時（午前か午後かわかるように）
②場所
　カーナビゲーションでも来られるように電話番号までいれてあげると親切です。
③会費
　会場費から案内状の発送費まで考えた金額設定が必要です。
④地図
　できるかぎりわかりやすい地図が入っていると親切です。
⑤アクセス（駐車場の有無）
　バスや電車で来る人のために書いてあげると親切です。
⑥幹事の連絡先
　幹事が何人かいる時は、代表で2人ほど書いておきましょう。
　男性と女性の1人ずつであると同窓生は連絡がしやすいですね。
⑦出欠連絡の締め切り
　出欠連絡の締め切りを書き忘れることが多いようです。
　前日に連絡がきて慌てることがないように、必ず締め切りを決めましょう。

同窓生が迷わないように、もれなく案内状にいれるようにしましょう。
間違えの無いように何人かで内容をチェックしてから印刷すると間違えが少なくなります。

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