改善提案のネタを考える方法9選!事例や書き方も解説!

仕事場で改善提案をする機会や、日々の暮らしの中で改善したいと思うことはありませんか?具体的な改善提案の考え方を知ることで、自分が具体的に何を改善したいのかが分かるようになります。今回は仕事ではもちろん、日常でも使える改善提案を考える方法をご紹介します。

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目次

  1. 改善提案は何を準備すればいい?
  2. 何を改善する?改善提案のネタを見つける方法
  3. どう改善する?改善方法を考えるポイント 
  4. 改善提案のネタの書き方
  5. 改善提案書のフォーマットの基本
  6. 改善提案の具体例
  7. 改善提案が出しやすい環境にするには
  8. まとめ

改善提案は何を準備すればいい?

会社内の業務の効率を上げたり、より効果的な結果がでるように業務を改善するための改善提案。一体どんなところから始めたらいいのか…初めての方は悩んでしまいますよね。

改善提案をする場合、何を準備すればよいでしょうか。

まずは、改善提案のネタ探しです。当たり前ですが改善ネタを見つけないと提案もできませんよね。どんなことについて改善が必要なのかを考えるところから始めましょう。改善ネタを見つけたらそれに合った改善策を提示していきます。

意外なところに改善ネタが隠れていることもあります。少しの改善策が積み重なることで、大幅な時間削減や効率UPに繋がることもあります。

難しそうに思える改善提案ですが、ここでは改善提案のネタ探しや提案書の書き方などを解説しています。これを読めば改善提案のやり方や悩みも解決できるはずです。

何を改善する?改善提案のネタを見つける方法

どんな会社でも、どうしても職場の嫌なところ、ダメなところは存在しますが、一度それが目に付くと、何とか改善したいなと思うことは誰にでもあると思います。

改善したいと思うネタがたくさんあるときは問題ありませんが、会社によっては定期的に改善提案をしなければならない場合もあるかと思います。

そこで、改善提案のネタが思い付かないときのための改善提案の書き方、改善提案の具体例や事例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。


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①身近なところで探す

まずは、ごく身近なことで改善提案のネタ探しをすると良いです。

身近なネタの書き方としては、毎日会社で働いていて感じることを、思い付く限り考えます。

難しく考える必要はなく、「ここをこうすればもっと良くなるんじゃないかな」という程度の発想で良いです。

そして、思い付いた改善提案の事例に対して、「ここを良くするためには、まずどこを変える必要があるのか」を考えて、それを順序立てて説明することができれば、立派な業務改善の提案書が出来上がります。

②疑問や反省をメモしておく

毎日の仕事の中で、疑問に思ったことや反省点をメモしておくことで、それが改善提案のネタを考えるヒントにつながります。

例えば製造業などの現場作業では「この作業は無駄ではないのか」「この現場にこれだけの人数が必要なのか」といったように、仕事中にふと感じたことを休憩時間などにメモしておくことで、業務改善のネタが思い付きやすくなります。

③ネタはシンプルに考える

改善提案のネタがどうしても思い付かないとき、難しく考えれば考えるほど改善提案のネタが思い付かないときがあります。

更に改善提案が思い付いたとしても、「こんな提案はくだらないのではないか」という気持ちになってせっかく思い付いた改善提案のネタを破棄してしまう人もいます。

しかし、改善提案のネタがくだらないのではと思うようなことであったとしても、それを発言しないことはとてももったいないことですので、とにかく思い付いた業務改善点は言葉や文書で形にすることが大切です。

④同僚とネタ探しの話をする

自分一人で業務改善の具体例が思い付かない場合は、会社の同僚や後輩と一緒に改善提案について話してみることも大切です。

他の人と話すことによって、自分の改善提案について他の人はどう思うのか、また他の人は今の仕事場に対してどう思っているのかが分かります。

また、自分が考えた業務改善のネタが他の人達と似ていたり、賛同してくれる数が多い場合、一人では改善できなかったことも皆で改善しようとすることで、更に実践的な改善策が生まれることもあります。

⑤改善効果を明確にする

改善提案をするときは、改善したことによってどれだけの効果が期待できるのか予想することも大切です。

現在の問題点を文章や数値で表し、改善提案を行うことで何が改善されるのか具体的に目に見えるようにアピールする必要があります。

また、業務改善の提案を通しやすくするには、改善実施後にどれだけ改善されたのかが分かるチェックリストなどを作成しておくことも大切です。

⑥チェックして見直す

業務改善のネタの書き方の一つに、自分や周りの職場について以下のチェックをして改善点を洗い出すことができます。

【チェックリスト】
①自分の行っている業務を細かく書き出す
②行っている業務の中で、簡略化できるものはないか考える
③行っている業務の順番を入れ替えることで、効率化できることはないか考える
④自分の所属する部署でミスが多い人はいないか、またはミスをしやすい仕事内容ではないか考える
⑤ミスが多い環境や時間は決まっていないか考える
⑥業務の改善点を数値化して具体的に検討し、比較する


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⑦更なる改善を目指す

改善提案のネタを出し尽くしたけれど、まだまだ改善提案のネタがあるのではと思うときには、会社の悪いところだけでなく、良いところも考えてみましょう。

例えば一年前に業務改善された事例について、以前より良くなった点を考え、更に改善することはできないかと考えます。

ほとんどの人は会社の悪いところの改善提案を考えますので、良いところからの更なる改善提案は、新しいネタと感じられやすいものでもあります。

⑧他部署を観察してネタを見つける

会社の改善提案のネタが思い付かないときは、他部署を観察するだけでも改善提案のネタを見付けることができます。

社内でも他の部署を見てみると、自分の職場より改善がされている事例がありませんか?

他部署で自分の職場より良いと思う点を調べることで、改善提案が思い付きやすくなる方法もあります。

⑨どんなネタもとにかく発言する

改善提案は質ではなく、量を重ねることが大切です。

改善提案をするときは、それが例えお金や技術的に無理なものであったとしても、構わず提案してみることも大切です。

例え提案がボツになったとしてもユニークな提案であれば、その発想力が目に止まり、新しい業務や企画を任せてもらうことがあるかも知れません。

どう改善する?改善方法を考えるポイント 

必要な改善ネタを見つけたら、それに合わせ具体的に改善方法を考える必要があります。最初はどこから始めたらよいか戸惑うかもしれませんが、改善方法を考えるポイントを押さえれば順番に見直し検討していくことができるはずです。

では、どのような改善方法があるでしょうか。

無駄になっている工程を減らす

意外と何かを始めるよりも、省くことの方が重要な場合があります。改善策として新しいことを提案する前に、今の段階で無駄になっている作業や、本当に必要かわからない工程がある場合、それを削減することで効率UPに繋がることが多いようです。

まずは改善ネタの中で無駄になっている部分、省ける部分の工程がないか見直してみるところから始めましょう。やらなくても良い作業を行っていることは意外と多いものです。

ばらつきすぎ・まとまりすぎをなくす

今現在、分散している業務を一人の担当者に完結させるように業務を与えたり、逆に誰か一人で担当している業務を他の人に分散するという2つの考え方があります。

分散する必要のない業務であれば一人で担当する方が、業務の遂行状態なども把握できており、伝達する必要がないため時間の削減にもなります。

逆に一人では時間がかかり大変な業務は数人で行う方が作業効率が上がります。

業務内容が、ばらつきすぎていないか、まとまりすぎていないかの両面から見直してみましょう。

改善提案のネタの書き方

改善提案のネタの内容が決まれば、あとは改善提案書の書き方を知るだけです。

改善提案所の書き方の基本は、シンプルに改善提案のネタが伝わりやすく、何をどう改善したいのか論理的に、分かりやすく説明し、どう具体的に実践していくのかを書くことが大切です。

改善提案書のフォーマットの基本

改善提案書は、基本的にA4用紙1枚にまとめて書きます。

改善提案書には下記の内容を記述していきます。

【改善提案所の書き方】
①改善提案年月日
②改善提案者の所属部署名・役職
③氏名
④改善提案ネタのタイトル(「~の改善について」「~の効率化について」)
⑤改善提案する理由(これまでの課題などを記入)
⑥改善提案ネタの内容(より具体的に○○をすることを提案する)
⑦改善で期待される効果や具体例を挙げる
⑧改善実施のスケジュール案(いつから・どこで・どのように行うのかを具体的に表記)
⑨添付資料(グラフ・図表で視覚的に改善効果を示す)

改善提案の具体例

改善提案の具体例として、ある製造業の事例をご紹介します。

ある製造業の職場では、資材置き場の物を取る時に不便なことが多いという話になりました。具体的に不便だと思った点は資材置き場に電灯がない、備品が高所にあり取りにくいといったものでした。

そこで製造業の会社は、資材置き場に電灯を設置し、資材置き場に踏み台を作ることにしました。

こうした細かい不便を解消していくことは何でもないことのように思えるかもしれませんが、製造業によっては危険な機械を扱う仕事もあります。

例えば、その製造業の会社の資材置き場で、部屋が暗いまま高い所のものを探して足を滑らせた場合、転んで頭を打ったり、機械に体が巻き込まれるような重大な事故につながる可能性があります。

製造業などの仕事ではハインリッヒの法則と言うものが大切に考えられており、1件の重症事故の背景には、29件の軽傷の事故と、300件の傷害に至らないニアミスが潜んでいるという経験則があります。

また、さらにその背景には、数千、数万の危険な行為が潜んでいるとも言われ、有名なものとしては、整備士の不備による飛行機の墜落事故などが挙げられます。

製造業に限らず、SNSなどのネットワークが普及している現在では、たった1件のクレームや事故の対処をきちんと行わなかったことにより、企業そのものの存続が脅かされることもありますので、大きなリスクを回避するためには、せめてニアミスの内に問題を改善しておくことが大切です。

仕事以外の改善提案の具体例

改善提案は仕事以外にも、様々な事例で役立ちます。例えば旅行を事例に挙げると、旅費の改善、経費削減のネタとして考えられます。

旅費は電車や新幹線、飛行機などの公共交通機関の運賃や、宿泊費の経費が挙げられますが、事前に経費削減の対策を考えておくことで、飛行機は往復キップを買ったり、宿泊券まで含めたチケットを購入するなどの具体例を考えておけば、経費が割安になります。

また、旅程が早めに決まっている場合は早割りの制度もあるので、旅行回数が多いほど経費削減となるメリットがあります。

改善提案が出しやすい環境にするには

せっかくの改善提案も職場の空気が悪いと社員も提案しにくくなってしまいます。より良い会社を目指すために、業務内容の改善提案は積極的に行いたいものです。ではどんな環境であれば、社員は改善提案が出しやすいでしょうか。

これから改善提案を提出したいと思っている方も、今後は提出される側の立場になることもあります。そんな時に備えて、改善提案が出しやすい環境についても知っておきたいところです。

改善提案を強制にしない

改善提案は人によっては苦手意識を持ってしまう場合があります。強制的にやらせない方が良いでしょう。仕事として強制されてしまうと、意欲がそがれてしまいます。自発的に改善提案を出してもらえるような空気を作るのがポイントです。

例えば、強制はせずに自由に提出できる改善提案書を会社で用意して、そのフォーマットを簡素化することで、気軽に改善提案を出してくれる場合があります。

効率の数値化や削減時間の計算など…細かな書類を記入するだけでも一苦労となると、社員さんの腰も重たくなってしまいますので、あくまで気楽に書けて提出できるというのが良いですね。

強制はせず、気軽な提案から受け入れる姿勢を見せることが、自発的に改善提案の提出を促すことにつながるでしょう

ささいな改善提案でも評価する

ささいな改善策からちゃんとフィードバックして評価を伝えるようにすると社員さんのやる気も上がることでしょう。

どんなレベルの改善提案でも受け入れることで、徐々に提案の質も上がっていくはずです。「こんなことしても無駄だよ」「これを治しても意味ないだろう」など、せっかく自発的に提案をしてきた社員さんがいても、上司の考えと合わないからといって否定的な態度が返ってきてしまうと、今後の改善提案を出しにくい環境になってしまいます。

とはいえ、ノーリアクションも良くありません。何かしらの反応が見えないと「提案しても無駄なのかな…」と思ってしまい、そのうち提案もなくなってきてしまいます。

改善提案が不採用の場合でも、単に結果だけを伝えるのではなく、良かったポイントや次の提案がしやすいようにアドバイスをしてみたり、提案を出してくれたことに感謝の意を示すことで、次の改善提案の提出に期待することができます。

ただし責任感を持たせるのは自然と改善提案が提出されるようになってからの方が良い場合があります。

プレッシャーをかけすぎたり、評価やアドバイスを行いすぎても「もっといいものを出さなければ…」と苦手意識を感じてしまう人もいるかもしれません。

自発的な行動は、受け入れる姿勢の方が大事です。ここで否定的になったり、逆に過剰な評価で期待をかけすぎると今後の会社の空気が悪くなってしまうので注意が必要です。あくまで気楽に、楽しんで改善提案が提出できるような空気作りからはじめてみましょう。

まとめ

改善提案のネタを見付ける方法、改善提案書の書き方、改善提案の具体例についてご説明しました。

改善提案に終わりはないと言われるほど、何かを改善しようと思うことは大切なことです。

なぜなら、改善をすることなくこれで良いと思った時点から、衰退が始まるからです。

会社の場合、現状維持を保っている間に、他のライバル会社はもっと業務内容を良くしようと改善していきますので、どんどん遅れを取ることにもなります。

改善提案をすることで、自分の職場や今の仕事について見直す機会にもなりますので、ぜひ改善提案してみることをおすすめします。

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