断りのメールの書き方と例文！【ビジネスメール】

『断る』ということそのものが苦手な人もいるものですよね。曖昧に言葉を濁しながら過ぎ去るのを待つタイプの人は多いです。
プライベートならそれでやり過ごせても、ビジネスの場合はきちんと意志を伝えなくてはいけませんよね。それも仕事の一環なのです。

メールは口頭と違って、相手の表情が見えないぶん言葉選びが重要となります。
言葉ひとつで相手に不快な印象を与えてしまうこともあるのですから、特にビジネス上は慎重にならなくてはいけません。

友達関係での断りのメールならば、元々お互いをわかりあえているので、断りのメールも書き方に気を付けるまでもないでしょうが、顔の見えないビジネス上の相手への仕事の断りはそうはいきません。

自分の思っていることを上手く言葉にしないと伝わり切らない場合もあるものです。
誤解を招く書き方や、一方的な書き方にならないようにじゅうぶんな注意が必要となるのです。

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断りのメールで怖いのは、「そういうつもりで言ったのではなかった」とか「そんなことは言ってない」というような、自分と相手とで言葉の意味の捉え方が違う場合です。
マイナスの印象が強いメールになると、マイナスに言葉を捉えがちになり、それによって誤解が生じる場合があります。仕事をする上で、絶対に避けなければいけないことですよね。

自分が思っていることをそのまま相手に伝えるには、顔を見て直接話せば生じない誤解も、メールというツールを使うだけでいとも簡単に生じてしまうものなのです。

ビジネスで誤解が生じると厄介なことになりますよね。自分一人だけの問題で済まなくなるかもしれません。
伝えにくいことをいかに上手く相手に伝えるか、誤解を招かない書き方や言い方は社会人として身につけておくべきマナーでもあるのです。

反感を買いやすい人は、大体がその言動によるものですよね。
メールも同じです。書き方ひとつで「反感を買いやすい人」になってしまうかもしれないのです。
ビジネスメールは特に慎重にならなければいけません。

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相手がマイナスになる要件を伝えるのは気が重いですよね。でも、それ以上に、言われたほうはもっと気が重くなります。
ですから、メールの冒頭から気を付けなくてはいけません。

普段のメールなら「○○の件についてなのですが･･･」と言っていいところですが、それだと伝わり方が唐突になってしまいます。

＜冒頭の例文＞
「申し訳ありません、○○の件についてなのですが…」
「恐れ入ります、〇〇の件なのですが…」

冒頭にこのような書き方をすると、受け手はなんとなく言いにくいことを伝えてきているのを感じ取ることが出来ます。
冒頭の一言の書き方で、相手に心構えをする準備ができるわけです。

＜中盤の例文＞
「誠に恐縮ではありますが…」
「こちらの勝手な申し出で申し訳ないのですが…」
「お願いばかりで大変恐縮ではありますが…」

このように、相手に心からの言葉を伝えていることをアピールしなくてはいけないですね。

また、「～してください」という書き方は、上から目線に感じられることもあり誤解を招きます。
＜お願いの例文＞
「～していただけますでしょうか」
「～していただけますと、こちらとしてもとても助かります」
「～していただけますようお願いできますでしょうか」

相手に不快な思いをさせないよう、書き方に注意したいですね。

頼まれたことを断るのも気が重くなるメールです。
断ることにより、相手との関係が悪くなることは、ビジネスならば尚更避けたいところです。

いきなり本題に入るのではなく、注文してくれたことに対するお礼を言わなくてはいけません。そして、そのあとで断りの文章に移るようにしましょう。

＜冒頭の文例＞
「この度は○○を注文していただきありがとうございます」
「○○を評価くださりありがとうございます」
「○○を気に入っていただけたようで大変うれしく思います」

まず最初は感謝の気持ちを伝えましょう。

しかし、断るべきことはきちんと相手に伝えなくてはいけません。
曖昧な言い方をせず、はっきりと、しかし丁寧に断らなくてはいけませんね。

＜断りの文例＞
「不本意ではございますか、〇〇の件はお受け致しかねます」
「申し訳ないのですが、○○の件をお受けすることはできません」
「〇〇の件ですが、お応えすることはできかねます」

このように、依頼を受けたい気持ちは山々だけれどもできない、という書き方が望ましいですね。
依頼している時点で、相手も答えがYESかNOかわからないわけで、NOの場合も想定しているはずです。
この場合、相手は次の依頼先を探さなければいけないので、返信は早めにするのがマナーでしょう。
返信を先延ばしにされた挙句、やっと返信が来たと思ったら「NO」というのでは、心象が悪くなるだけです。

言いにくいことこそ、返信は早めが基本ですね。

友達同士なら楽しい飲み会も、ビジネスが絡む飲み会の誘いとなると気乗りしないことも多いことでしょう。
誘ってくれる相手は飲み会を楽しみにしている場合、ますます誘いを断るのは気が重いものです。
しかし、そこはビジネスですから上手くその飲み会の誘いに断りのメールを送らなくてはいけませんね。

「飲み会に行きたかったけど行けなくなった」ことを相手に伝える書き方にしなくてはいけません。
間違っても、その誘いに最初から行く気が無かったかのような伝わり方にならないようにしましょう。

＜飲み会断りの文例＞
「大変楽しみにしていたのですが、急きょ仕事が入ったために行くことができなくなりました」
「お声をかけて頂き楽しみにしておりましたが、期日の迫っている案件を抱えており、どうしても行くことができなくなりました」

このように、飲み会を楽しみにしていたのに残念で仕方がない、と相手に伝わるように書きたいですね。
また、冒頭は飲み会に誘いに対する感謝の言葉を、最後にはまたの機会があればという言葉を書くことを忘れてはいけません。

飲み会の誘いを受けた時点で行く気が無かったとしても、仕事上の都合で行けなくなったことを伝えるメールなので、返信のタイミングを間違えないようにしたいですね。

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ビジネスでの打ち合わせはよくあることですが、仕事の都合上どうしても時間が取れないこともありますよね。
なんとか時間をつくろうとしてもどうにもならないことがあることは、仕事をしていれば相手もわかってくれるはずです。

大事なのは、参加するつもりで調整してきたことを相手に伝えることです。

＜断りの文例＞
「調整を重ねてきましたが、どうしても調整が間に合わず参加することができなくなりました」
「どうしても都合が合わず、こちらの調整不足でご迷惑をおかけしますが参加を辞退させていただきたく願います」

このように、辞退せざるを得ない状態を伝えましょう。
また、必要な打ち合わせであるならば、その時に次回の打ち合わせの日時などを提案してもいいでしょう。
断りっぱなしというよりは、ある程度の提案を盛り込んだほうが断られた側も納得してくれます。
具体的な提案でなくてもいいので、大まかな提案を盛り込みたいですね。

新規取引先は、ビジネスにおいては拡大したいところですが、そうとばかりも言っていられないものです。
断るときははっきり断る、しかし新規ならばこの先の事も念頭に入れた書き方をしましょう。

＜冒頭の例文＞
「この度は新規取引のお話を頂けましたこと、誠にありがとうございます」
「新規取引に我が社をお選び頂けました事、ありがたく存じます」

まずはお礼、これはビジネスの場合基本ですよね。

＜断りの例文＞
「我が社にとりましてもありがたいお話ではあったのですが、今回は見送らせて頂きたく存じます」
「願ってもないお話でしたが…」

このように、受けたかったし受けたほうが自分にとっても有益だったと伝えましょう。
泣く泣く断念という感じです。

新規取引はそう簡単にOKが出せるものでもないですが、次に機会があるかもしれません。
でも、だからといって軽い気持ちで次の提案はしないようにしてくださいね。

勉強会などの場合、ある程度前もって日程が決められているはずです。
この場合、誘いというよりは出欠確認という意味合いになるでしょう。

＜出欠確認の欠席の例文＞

「知識を得るためにも是非参加したかったのですが、当日は別の仕事が入っており…」
「せっかく学ばせていただける機会でしたが、どうしても都合がつかず…」

勉強会の場合は、自分に学ぶ意志があったことを伝えることが大事です。

出欠確認の場合は、相手側の準備の都合があるので、できるだけ早めに返信しましょう。
自分の都合がつかないと分かった時点で返信するのが望ましいですね。
もちろん、出席する場合も同じで、出欠確認の場合は早めの返信がマナーです。

ビジネスでありがちな支払い延期依頼。
しかし、心を鬼にしなくてはいけない時もあります。
相手も生活がかかっているでしょうが、こちら側も生活がかかっているわけで、どうしても無理な時ははっきり断る姿勢が大事です。

＜支払い延期の断り例文＞
「延期の旨上司などとも相談したのですが、今回はお受けできないとの結果に至りました」
「延期をお受けしたいところですが、当方もお約束通り決済頂かないと厳しい状況にあり…」

このように、会社全体で出した結論であることを伝えましょう。
メールしているのは本人同士ですが、会社対会社であることを第一に匂わせなくてはいけません。

確かに断りにくい状況であっても、会社の一員である以上、断るべきところははっきり断らなくてはいけません。

いかがでしたでしょうか。
普段なかなか断ることが苦手でも、言い方書き方によっては相手の心象を悪くせずに済ませることが出来ます。
ビジネスメールは、会社を代表して発言していることになるので、言葉選びがとても重要なのです。

メールトラブルは、勢いで書いてしまった言葉から生じます。
しかし、口頭と違って、メールは書くときに「考える時間」があります。
断るにしても次の提案を入れたり、それに対する相手からの提案を待ったり、トラブルを回避できる方法はいくらでもあります。

断りのメールからお互いが気まずくならないよう、できるだけ提案を盛り込んだメール作成が出来れば、円滑なビジネスを続けていけるのではないでしょうか。