飲み会の幹事になったら何をしたらいいの？TODOやポイントを徹底解説！

会社勤めをしていると、忘・新年会を始めとして、歓送迎会や打ち上げ、多種多様な飲み会がありますよね。そして、会社の飲み会に付き物なのが幹事の持ち回り。

順番が近付くにつれ憂鬱になっていませんか？特に就職して初めて幹事を任されたら、さてどこからどう手を付けて仕切っていけばいいのか、憂鬱も頂点に達するかもしれませんね。

これまで参加してきた飲み会を思い浮かべても、いざ自分が１から仕切るとなれば話は別。でも、これはひとつのチャンスでもあるのです。

幹事はみんなをまとめ上げる力や、成功させるための手際のよさが試されます。想像力も必要ですね。飲み会が成功すると、これらの能力を上司に認めてもらえることに…！会社での評価も上がりますよね。「できる人」の評価、欲しくないですか？！

飲み会の幹事に決まったら、考えなければいけないこと、用意しなければいけないことは山ほどあります。ウンザリしている時間なんてありません。遅くとも1か月前には行動を起こさなければ、思うような飲み会設定ができなくなってしまいます。

1か月前から動くのは、大概の人は1か月先までの予定が決まっていない場合が多いからです。飲み会までの期間が短いほど、予定が埋まっている人が増えてきます。みんなの予定に飲み会を入れてもらうための「早い者勝ち」を狙うわけです。

飲み会までに間があると、「その日は予定が…」という逃げ口上防止にもなります。参加者をひとりでも多く募るためにも、早め早めの行動を心掛けましょう。

会社の飲み会など、大人数が参加する飲み会は全員の日程調整だけでもとてつもない労力がかかります。一昔前なら、部署ごとへ出向き一人一人に確認を取りながら頭を悩ませたものですが、今は便利なツールがたくさんあるのでそちらを使いこなしましょう。

面倒な調整も簡単にできるので、ツールに一役買ってもらうのも、スムーズに幹事をつとめあげるための手段です。

スマホを持っていれば、ほとんどの人が入れているであろうLINE。コミュニケーションツールの役割だけでなく、スケジュール管理もできる便利なアプリです。

飲み会に参加予定の人でLINEのID交換をできる人はできるだけ多く交換しておきましょう。そうするだけで、飲み会などのイベント管理がラクラク！

飲み会の日程を何パターンか用意して、LINE上で参加できる日を確認できるというなんとも便利なツールです。全員とID交換は難しいでしょうから、それ以外の参加希望者は口頭で伝えることになりますが、LINEスケジュールアプリを使うだけでかなり手間は省けるはずです。

次にご紹介したいツールは「調整さん」。あらかじめ飲み会候補の日程を「調整さん」で出欠表を作り、参加希望者へURLを送って確認するというもの。

LINEスケジュールと違って、スマホでもPCでも、タブレットでもガラケーでも確認できるという利点があります。全員で確認できるので、日程の決まる様子がわかり、融通を付けてくれる人も出てくるでしょう。

参加希望者は「出席できる」「出席できない」と自分の都合だけを伝えるのではなく、みんなの様子を見ながら「出席できるように都合をつける」という選択肢が増えるのも利点ですね。

日程調整URLを簡単に作成できる点は先ほどの「調整さん」と同じですが、こちらのアプリの場合は近隣の飲食店検索も可能なのが便利！ついでに場所の目星もつけられて一石二鳥というわけです。

日程が決まったら次は場所選びに取り掛からなければいけないので、同時進行で進められるならひと手間省けますね。ほんと、幹事はやることがいっぱいなのです。

どうにか日程が決まったら、次はお店を選ぶ大仕事。参加者の年齢層も考慮、食事の好みも考慮、先輩社員の顔色も伺いつつ…となると頭を抱えてしまうでしょう。

みんなの意見を聞くのは大事ですが、聞きすぎるのは結論が出ない元です。好みは人によって違います。料理もお酒も雰囲気も、全て大事なポイントです。幹事はあなたなのですから、あなたのお眼鏡に適ったお店にすればいいのです。

会社の飲み会となると、住む方向もバラバラ、帰宅方法もバラバラ、となるとお店は会社の近くがベストです。会社から離れた場所に決めてしまうと、そこへ行くまでの時間も必要になり、場所を伝えても見つけられない可能性まで出てきますよね。

その点、会社の近くのお店なら場所も伝えやすい、教えやすい、帰宅にも手間取ることはないでしょう。仕事が終わったらすぐに向かえるよう、徒歩で行ける範囲内のお店を探したいですね。そうすれば、残業終わりの人も駆けつけやすく、参加人数も増えるはずです。

会社の近くでも、入り組んだ路地にあるお店だとわかりにくいので、その場合は目印となる看板や伝えやすい目印があるかどうかも大事です。

普段飲み会に参加しないタイプの人は「面倒なこと」が嫌いな人。会社の近くのお店で終業後すぐに始まる飲み会なら来てくれるかもしれませんよね。何事も「簡単」は喜ばれるものです。

飲み会シーズンには、誰しも2つ3つと飲み会の予定が入っているものです。つまりそれだけみんな出費の予定があるわけです。高すぎる会費では迷惑になるだけ。4000円～5000円の範囲内に設定すれば参加しやすくなるでしょう。

お店側も4000円～5000円のコースは主流でどこでも用意してくれていると思われますので、飲み放題付きでお店探しをしてみましょう。

お酒を飲まない人、車を運転して帰らなければいけない人のためにもノンアルコール飲料やソフトドリンクがどの程度飲み放題コースに含まれているかの確認もしましょう。別料金になってしまう場合、価格も調べておくといいですね。