下見
日程も決まった、お店の目星もついた、そうなると下見をして予約をしていく段階に入ります。自分でも行ったことのないお店を勧めるわけにはいきませんよね。
下見としていちどお店に行ってみましょう。お店の口コミだけではわからなかったことも感じることができるはず。口コミは基本的にその時の主観で書かれているので、全てを信用するのは危険です。あなた自身の目で確認するのがいちばん！
お店の場所・雰囲気を確認しておく
お店に行く時間帯は、飲み会と同じく終業後がいいですね。できるだけ飲み会当日と同じ流れで移動しましょう。お店まで何分かかるか、そのときの道路状況はどうか、お店は見つけやすいか、どれも大事なことです。
お店までの道のりを確認したら、お店に入って雰囲気の確認です。お店そのものの雰囲気も大事ですし、店員さんの応対もチェックすべき！電話予約は愛想が良くても、実際お店に行ったら店員さんの態度がイマイチ、なんてこともよくあるものです。
会費を徴収する以上、みんなに嫌な思いをさせるわけにはいきませんよね。店員さんの態度も会費に含まれていると思ってしっかりチェックしましょう。
料理の味やペースを確認
さあ、次はメインとなる料理の味です。あまり独特の味付けよりも、万人受けする味付けのほうが無難。クセのある料理の場合、受け付けない人は拒絶してしまいます。当日と同じコースを頼んでチェックしましょう。
そして、コース料理を頼んでおいても、どの程度のペースで提供されるのかわかりませんよね。食べ終わっても次の料理がなかなか運ばれてこない、逆に次の料理が来るのが早すぎる、どちらも困ります。これは、厨房の状況もあるでしょうし、店員さんがちゃんと見てくれているかをチェックすることにもなります。
そして出された料理の量はどの程度かも大事です。自分はいいけど、この量で男性社員は足りるのか？年配の参加者がいる場合、食べにくくないかも考えてあげたいですね。
あとは、当日急な残業で遅れてくる人がいるかもしれませんよね。その場合もじゅうぶんに料理を食べることができるのかも考えておかなくてはいけません。当日はどんなハプニングが起きるかわからないので、他のお客さんの様子を見ながらいろいろなパターンを想定していきましょう。
お店を予約
下見もしたし、料理も美味しかった。決まり！そうなったらいよいよ予約です。ここまでくれば、幹事の仕事にも慣れてきたのではないでしょうか。
お店の予約まで終われば、ひと山越えた感じになりますね。
繁忙期は早めに予約
忘・新年会や歓送迎会の時期は、どこの会社も飲み会のお店探しに奔走します。繁忙期の予約は早いもの勝ち！そのためにも、日程を早めに相談し下見をし、早めの予約に繋げましょう。
特に人気店の場合、予約が埋まってしまうのもあっという間です。「予約が遅かった」という経験は誰でもあることでしょう。友人同士の飲み会なら次の店を予約するのに手間もかからないでしょうが、会社の飲み会となると話は別！どれもこれも１からやり直しなんてお手上げです。
人気店なら1か月前でも予約できるかギリギリのところでしょう。少人数だとしても、人数分のテーブル確保のためには数週間前には予約すべきですね。
コースにするのが◎
先ほどもコース料理をおすすめしましたが、コース料理にしないと当日料理が揃わないなど苦情が出るのが目に見えています。それぞれ食の好みはあっても、コース料理であれば大人ですから文句を言う人はまず居ないでしょう。
また、コース料理だと運ばれてくる料理で飲み会の進行などの時間配分が読めます。「好きなものを頼むパターン」だと、時間的な区切りもなく、予算内でおさまらなくて後からモメる原因にも…！お酒を飲む人飲まない人での支払いに苦情が出ることも考えられます。
参加者全員が公平に、という意味でもコース料理がベストですね。
最終人数確認
あとは当日を待つだけ、という段階になったら最終人数確認をしなくてはいけません。うっかり忘れている人はいないか、急に予定が入ったものの連絡を忘れている人はいないか、その確認も幹事の役目です。
漏れが無いよう、しっかりと最終確認に臨みましょう。
メールは予約確定後と前日に送る
確認メールの1回目はお店の予約が取れた段階で送りましょう。参加するつもりのみんなは、いったいどこのお店になるのか楽しみにしているはずです。
日時と場所、待ち合わせが必要な場合は待ち合わせ場所と時間、会費などを一斉に送ります。おおまかなメニューや、テーブル席なのか座敷なのかも記載しておくと、女性社員は服装選びの参考になりますよね。
てっきりテーブル席だと思っていた忘年会が行ってみたらお座敷、履いてきたのはロングブーツ、ああ面倒…という経験はありませんか？できるだけ細かく書かれていると当日の用意がしやすいものです。
そして飲み会前日に、最終確認メールを送ります。そのとき、メールの件名をわかりやすくしておけばメールを見逃されてしまうことを防げます。
また、お店によってはキャンセル料が発生する場合もあるでしょうから、どちらのメールにもその旨を記載しておくことを忘れないようにしましょう。
前もって会費を回収する
会費は当日ではなく前もって回収しておいたほうが無難です。当日だとお釣りが足りなくなったり、チェック漏れも予想されます。誰が払っていないのかわからなくなったからといって、ひとりずつ「あなた払いました？」って聞いてまわるわけにもいきませんよね。
あらかじめ会費の支払期限を決め、できるだけお釣りの無いように持ってきてもらうようにすれば回収しやすくなります。遅くとも前日までに全員分の会費を回収し終わるようにしましょう。
当日の席順を決めておく
当日フリー席にしてしまうと、どこに座ろうかウロウロ…遅れてきた人が仲のいい人と離れてウロウロ…これもよくある光景です。
当日の席は幹事が決めておくのがベストです。上司など役職が上の人は上座に、役職によって席を割り振っておけば問題ないでしょう。
もし役職での席決めに迷ってしまったら、お店の人に相談するのもひとつの手です。どの席にどの役職の人を、とアドバイスをもらえますし、いろいろな飲み会のパターンでの席決めのアドバイスも貰えるでしょう。
喫煙者と非喫煙者の席も分ける、喫煙者の席は女性社員の席から離すなどの配慮もあれば喜ばれるでしょう。細やかな気遣いこそ上司は見ているものです。
そして幹事の席ですが、動きやすい出入り口付近の席にすること。何かあったらすぐ行動でき、端にいることで全体をよく見渡せます。
