断りのメールの書き方と例文!【ビジネスメール】

断りのメールの書き方と例文!【ビジネスメール】

頼まれごとや誘いは、断りをどう伝えればいいか悩みますよね。メールで断りを伝えようにも、どう切り出していけばいいのか悩んでしまうことが多々あります。断りのメールはどう書けばいいのでしょう。相手を不快にさせない断りのメールを書くときは、参考にしてほしい文例の紹介!

記事の目次

  1. 1.断りのメールで気を付けたいこと
  2. 2.断りのメールは自分本位の考えを押しつけないこと
  3. 3.断りのメールで相手の負担が多くなる場合
  4. 4.相手からの依頼に対する断りのメール
  5. 5.飲み会欠席などの断りのメール
  6. 6.打ち合わせなどに対する断りのメール
  7. 7.取引が新規時の断りのメール
  8. 8.勉強会などの断りのメール
  9. 9.支払い延期を求められた時の断りのメール
  10. 10.まとめ

飲み会欠席などの断りのメール

友達同士なら楽しい飲み会も、ビジネスが絡む飲み会の誘いとなると気乗りしないことも多いことでしょう。
誘ってくれる相手は飲み会を楽しみにしている場合、ますます誘いを断るのは気が重いものです。
しかし、そこはビジネスですから上手くその飲み会の誘いに断りのメールを送らなくてはいけませんね。

「飲み会に行きたかったけど行けなくなった」ことを相手に伝える書き方にしなくてはいけません。
間違っても、その誘いに最初から行く気が無かったかのような伝わり方にならないようにしましょう。

<飲み会断りの文例>
「大変楽しみにしていたのですが、急きょ仕事が入ったために行くことができなくなりました」
「お声をかけて頂き楽しみにしておりましたが、期日の迫っている案件を抱えており、どうしても行くことができなくなりました」

このように、飲み会を楽しみにしていたのに残念で仕方がない、と相手に伝わるように書きたいですね。
また、冒頭は飲み会に誘いに対する感謝の言葉を、最後にはまたの機会があればという言葉を書くことを忘れてはいけません。

飲み会の誘いを受けた時点で行く気が無かったとしても、仕事上の都合で行けなくなったことを伝えるメールなので、返信のタイミングを間違えないようにしたいですね。


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打ち合わせなどに対する断りのメール

ビジネスでの打ち合わせはよくあることですが、仕事の都合上どうしても時間が取れないこともありますよね。
なんとか時間をつくろうとしてもどうにもならないことがあることは、仕事をしていれば相手もわかってくれるはずです。

大事なのは、参加するつもりで調整してきたことを相手に伝えることです。

<断りの文例>
「調整を重ねてきましたが、どうしても調整が間に合わず参加することができなくなりました」
「どうしても都合が合わず、こちらの調整不足でご迷惑をおかけしますが参加を辞退させていただきたく願います」

このように、辞退せざるを得ない状態を伝えましょう。
また、必要な打ち合わせであるならば、その時に次回の打ち合わせの日時などを提案してもいいでしょう。
断りっぱなしというよりは、ある程度の提案を盛り込んだほうが断られた側も納得してくれます。
具体的な提案でなくてもいいので、大まかな提案を盛り込みたいですね。

取引が新規時の断りのメール

新規取引先は、ビジネスにおいては拡大したいところですが、そうとばかりも言っていられないものです。
断るときははっきり断る、しかし新規ならばこの先の事も念頭に入れた書き方をしましょう。

<冒頭の例文>
「この度は新規取引のお話を頂けましたこと、誠にありがとうございます」
「新規取引に我が社をお選び頂けました事、ありがたく存じます」

まずはお礼、これはビジネスの場合基本ですよね。

<断りの例文>
「我が社にとりましてもありがたいお話ではあったのですが、今回は見送らせて頂きたく存じます」
「願ってもないお話でしたが…」

このように、受けたかったし受けたほうが自分にとっても有益だったと伝えましょう。
泣く泣く断念という感じです。

新規取引はそう簡単にOKが出せるものでもないですが、次に機会があるかもしれません。
でも、だからといって軽い気持ちで次の提案はしないようにしてくださいね。

勉強会などの断りのメール

勉強会などの場合、ある程度前もって日程が決められているはずです。
この場合、誘いというよりは出欠確認という意味合いになるでしょう。

<出欠確認の欠席の例文>

「知識を得るためにも是非参加したかったのですが、当日は別の仕事が入っており…」
「せっかく学ばせていただける機会でしたが、どうしても都合がつかず…」

勉強会の場合は、自分に学ぶ意志があったことを伝えることが大事です。

出欠確認の場合は、相手側の準備の都合があるので、できるだけ早めに返信しましょう。
自分の都合がつかないと分かった時点で返信するのが望ましいですね。
もちろん、出席する場合も同じで、出欠確認の場合は早めの返信がマナーです。

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