「都合が悪い・都合が合わない」の敬語表現は？ビジネスでの正しい使い方

ビジネスシーンで頻繁に使われる言葉の一つとして「都合が悪い」があります。意味合い的にネガティブな表現なので使い方には注意しなければなりませんが、相手や状況によって敬語を使い分けることはとても難しいものです。

上手に使い分けているつもりでも、日本語の正確な使い方としては正しくないこともしばしばあります。今回はこの「都合が悪い」という意味の言葉を通して、敬語の正しい使い方について解説するのでチェックしてみてください。

まず「都合が悪い」と似た意味を持つ言葉として「都合が合わない」「都合がつかない」がありますね。どちらでもほとんど同じ意味なのですが、「都合が悪い」の方が相手によりネガティブな印象を与えます。

同僚や部下に対してなら問題ありませんが、上司や目上の人に使う場合は「都合が悪い」よりも、後者の「都合が合わない」「都合がつかない」という表現を使う方がベターと言えるでしょう。

「都合が悪い」という意味の言葉は特にビジネスシーンでは、双方の条件や予定が合わない場合に使われることが多いです。ではそもそも「都合が悪い」という言葉にはどういった意味があるのでしょうか。

辞書によると「条件が合わない。ある物事を実施するのに困難な事情があること。」とあります。また類語としては「危うい」「思わしくない」「具合が悪い」など、ややぶっきらぼうに感じられる言葉が多いようです。

このようにビジネスシーンでは頻出ワードであるからこそ、使い方には十分気をつけたいものです。これからご紹介する使い方などを参考に敬語を正しく使えるようにマスターしましょう。

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ここでは「都合が悪い」ことを取引相手や上司などの相手に伝えるための敬語表現についてみていきます。

ネガティブな意味の言葉なので、使う言葉だけでなく前後の文脈や、面と向かって口頭で伝える場合には表情や言い方などにも気を付けましょう。

まずは自分の都合が悪い場合に、それを相手の気分を害することなく伝える言い方です。

だいたいこの言葉を使うのは、相手から都合を尋ねられてそれに答える際に使うことがほとんどでしょう。都合が悪いということだけを伝えれば事足りるのであれば「都合が付けられない」という言い方で問題ありません。

しかし、その相手が大事な取引先の方だったり目上の人である場合、ただ「都合が悪い」ということを伝えるだけでは、相手からするとこちらが「都合を付けたくない」「都合を付ける必要がない」と考えていると捉えられ悪印象を与えてしまいかねません。

もしこちらの都合で相手の希望に沿うことができない場合は、代わりの日程や代替案をこちら側から提示することで、その後のコミュニケーションも円滑に進むでしょうし、相手にも好印象を与えることができます。

では自分以外の人、例えば自分の会社の部下や上司の都合が悪い場合は、他社の取引先にどのような表現をすればいいでしょうか。

社会人になってまずはじめに勘違いしがちなのは、あくまでも取引先やお客様が第一で、例え年上の上司であっても取引先の人やお客様の前では「さん」などは付けず、呼び捨てにするのが常識です。

そのため、こちら側の誰かの都合が悪いことをはっきりと伝えても差し支えない場合は「〇〇の都合がつかず」や「〇〇の都合が合わないため」という言い方をするといいでしょう。

またそれがチームなどの複数人で仕事をしている場合や、都合が悪いのが誰なのかを伝えたくない場合は「調整」という言葉を使って、「日程が調整ができません」という言い方をするのも一つの手でしょう。

正しい敬語を使えていたとしても、どちらにしても相手からの申し出に合わせることができないわけですから、口頭でもメールでも詫びの一言は必ず添えるようにしましょう。

最近はどんな職種でもインターネットを使って海外の人とやりとりをする機会が増えています。そんなときに覚えておくと便利なのが、「都合が悪い」の英語表現です。これには複数あって、以下が「都合が悪い」ということを相手に伝える際に使われる英語表現です。

・I can't make it.
・I have an appointment.
・I'm not available.

どれも単純な英文なので覚えやすいのではないでしょうか？微妙なニュアンスの違いはありますが、海外は日本ほど礼儀に煩くないので、どれか一つだけでも覚えておけばいざというときに役立ちます。

ここでは「都合が悪い」に似た意味を持った類語をご紹介します。

新社会人の方はまだ使い分ける余裕がないかもしれませんが、慣れてきたらその状況や相手に合わせて適切な敬語を選択できるようにしましょう。

美しい日本語の使い方ができる人や、語彙力が豊富な人はそれだけで相手に好印象を与えることができます。

まずご紹介するのは「調整できません」です。

こちらは都合を付けたい人が複数人いる場合に「日程が調整できません」という言い方をすることが多いです。ただしビジネスシーンではやや砕けた言い方なので、取引先やお客様に使うのは控えた方がいいかもしれません。

次にご紹介する「支障がでました」は、一度は相手の申し出や条件を飲んだものの、その後都合がつかなくなってしまったときに使われる表現です。

相手が取引先やお客様の場合、最初の条件でそれぞれの仕事や別の調整を進めている可能性があり、想像以上に相手に負担をかけることがあるので、伝え方には十分気を付けましょう。

次にご紹介するのは、タイミングが悪いということを示す「折が悪い」です。

この表現は「都合がつかない」や「日程が調整できない」という直接的な言い方ではなく、ややオブラートに包んだような表現なので、相手の申し出をやんわり断りたい場合などに使うといいでしょう。

また手紙やメールなどに使っても上品さを感じさせる表現になります。

最後にご紹介する「生憎」は、一つ前にご紹介した「折が悪い」と同じく「都合が悪い」といった意味を持つ言葉です。

「生憎」と単独で使うのではなく、「生憎ですが予定が入っており、会議に参加することができません。」などのように使いましょう。

ニュアンス的には「せっかくお誘いいただいたのに残念なのですが」といったように、本当は行きたかったという気持ちを込めることができます。

それでは次は「都合が悪い」と合わせて使いたい言葉を4つご紹介します。

ここまでもご紹介したように「都合が悪い」という言葉は、相手の申し出を断るというネガティブな意味を持った言葉です。相手や状況によっては細心の注意を払わなければ、著しく印象を悪くする可能性があります。

「都合が悪い」という表現についてと同様に、合わせて使う言葉についてもしっかりと正確な意味を把握しておき、適切に使えるようにしておきましょう。

まず一つ目は「お詫び致します」です。兎にも角にも相手からの申し出をどんな事情があるにせよ断るわけですから、この「お詫び致します」は欠かせない言葉です。どちらかというと口頭よりも手紙やメールに適した表現と言えるでしょう。

・日程調整の件、お詫び致します。
・都合がつけられず、お詫び申し上げます。

以上のような使い方で、必ず一言詫びをいれるようにしましょう。

次にご紹介するのは、こちらの都合で相手方に日程や条件を調整してもらったときに使える「ご迷惑をお掛けします」です。

相手に負担をかけてしまったことを詫びるとともに、今後もよろしくお願いしますというビジネスパートナーとしての礼儀も表すことができます。

次にご紹介するのはシンプルで使える場面の多い「申し訳ありません」です。

これは相手に大きな負担をかけた場合や、自分側の一方的な都合で日程変更をした場合などに使うといいでしょう。程度によって頭に「誠に」を付けると、より深い謝罪の意を表明することができます。

最後にご紹介するのは「ご容赦ください」です。この言葉はどちらかというと自分側の一方的な都合というよりも、第三者の都合や天災などの予測不可能なトラブルなど、やむを得ない理由で都合がつかない場合に使える言葉です。

最近は電話や面と向かっての打ち合わせよりも、メールのやり取りで仕事を進めていく機会が増えてきました。そこでここでは「都合が悪い」という言葉を使った、メールでの正しい断り方をレクチャーしていきます。

まずメールの件名は「打合せ日程変更のお願い」など、簡潔に記入することが肝心です。どうしてもネガティブな内容なのではっきりと伝えることに抵抗を感じてしまいがちですが、相手の立場に立つことが重要です。

そして本文は「次回のお打合せの日程変更をお願したくご連絡致しました」などの書き出しから、都合がつかなくなってしまった理由と詫びの言葉、そして代替となる日程の候補を伝えます。

ここで重要なのは、代替案は三つほど用意して相手に選んでもらうことです。自分の都合でお断りするのに、次の日程候補を相手に押し付けてしまうようなことをすると失礼な人だと誤解されてしまいます。

そして最後にもう一度「急なお願いとなり大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。」等、お詫びの一文を必ず添えましょう。

では最後に相手の都合を知りたい場合に使える丁寧な聞き方をご紹介します。自分の方のスケージュールに割と余裕がある場合は、こちらの条件を先に提示するよりもまず相手の都合を聞いておくと、日程調整も円滑に進みます。

自分の都合を提示した後に使う表現として一番おすすめなのは「ご都合が合わないようでしたら」です。相手の予定を尋ねるので、これまでとは違って「都合」の前に「ご」をつけて丁寧語にするのがポイントです。

・ご都合が合わないようでしたら、別日をご提案いただけますでしょうか？

そしてもう一つが「ご都合がよろしければ」です。相手を丁寧に誘うときに使える表現で、必ず参加しなければならないものではないけれど…といったニュアンスを込めることができます。

・ご都合がよろしければご出席いただければ幸いです。

そして最後は「ご都合はいかがでしょうか」です。相手の都合を尋ねるときに幅広く使える表現で、口語でもメールなどの文章でも使いやすいので便利です。日程や時間帯を提示して、相手の都合を確認するときに使いましょう。

・来週火曜日の〇時のお都合はいかがでしょうか？

今回はビジネスシーンで必ず押さえておきたい「都合が悪い」の使い方についてご紹介しました。

ネガティブな場面で使う言葉だからこそ、意味を正確に捉えて正しく使えるようにしておきましょう。

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