まずご紹介するのは「調整できません」です。
こちらは都合を付けたい人が複数人いる場合に「日程が調整できません」という言い方をすることが多いです。ただしビジネスシーンではやや砕けた言い方なので、取引先やお客様に使うのは控えた方がいいかもしれません。
②「支障がでました」
次にご紹介する「支障がでました」は、一度は相手の申し出や条件を飲んだものの、その後都合がつかなくなってしまったときに使われる表現です。
相手が取引先やお客様の場合、最初の条件でそれぞれの仕事や別の調整を進めている可能性があり、想像以上に相手に負担をかけることがあるので、伝え方には十分気を付けましょう。
③「折が悪い」
次にご紹介するのは、タイミングが悪いということを示す「折が悪い」です。
この表現は「都合がつかない」や「日程が調整できない」という直接的な言い方ではなく、ややオブラートに包んだような表現なので、相手の申し出をやんわり断りたい場合などに使うといいでしょう。
また手紙やメールなどに使っても上品さを感じさせる表現になります。
④「生憎」
最後にご紹介する「生憎」は、一つ前にご紹介した「折が悪い」と同じく「都合が悪い」といった意味を持つ言葉です。
「生憎」と単独で使うのではなく、「生憎ですが予定が入っており、会議に参加することができません。」などのように使いましょう。
ニュアンス的には「せっかくお誘いいただいたのに残念なのですが」といったように、本当は行きたかったという気持ちを込めることができます。
「都合が悪い」と共にビジネスメールで使うとよい言葉
それでは次は「都合が悪い」と合わせて使いたい言葉を4つご紹介します。
ここまでもご紹介したように「都合が悪い」という言葉は、相手の申し出を断るというネガティブな意味を持った言葉です。相手や状況によっては細心の注意を払わなければ、著しく印象を悪くする可能性があります。
「都合が悪い」という表現についてと同様に、合わせて使う言葉についてもしっかりと正確な意味を把握しておき、適切に使えるようにしておきましょう。
①「お詫び致します」
まず一つ目は「お詫び致します」です。兎にも角にも相手からの申し出をどんな事情があるにせよ断るわけですから、この「お詫び致します」は欠かせない言葉です。どちらかというと口頭よりも手紙やメールに適した表現と言えるでしょう。
・日程調整の件、お詫び致します。
・都合がつけられず、お詫び申し上げます。
以上のような使い方で、必ず一言詫びをいれるようにしましょう。
②「ご迷惑お掛けします」
次にご紹介するのは、こちらの都合で相手方に日程や条件を調整してもらったときに使える「ご迷惑をお掛けします」です。
相手に負担をかけてしまったことを詫びるとともに、今後もよろしくお願いしますというビジネスパートナーとしての礼儀も表すことができます。
③「申し訳ありません」
次にご紹介するのはシンプルで使える場面の多い「申し訳ありません」です。
これは相手に大きな負担をかけた場合や、自分側の一方的な都合で日程変更をした場合などに使うといいでしょう。程度によって頭に「誠に」を付けると、より深い謝罪の意を表明することができます。
④「ご容赦ください」
最後にご紹介するのは「ご容赦ください」です。この言葉はどちらかというと自分側の一方的な都合というよりも、第三者の都合や天災などの予測不可能なトラブルなど、やむを得ない理由で都合がつかない場合に使える言葉です。
「都合が悪い」を使ったビジネスメールでの正しい断り方
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