在宅勤務・テレワーク|すぐに導入できる!無料のおすすめWEB会議システム9選

新型コロナウイルスの影響拡大で、オフィスワーカーの方は在宅勤務・テレワークに切り替えられたというケースも多くなってきました。それに伴いこれまで対面で行ってきた会議を遠隔で行う必要も出たのではないでしょうか。この記事では無料で導入できるWEB会議システムをご紹介します。

在宅勤務・テレワーク|すぐに導入できる!無料のおすすめWEB会議システム9選	のイメージ

目次

  1. WEB会議システムのメリットとは?
  2. WEB会議システムの選び方
  3. 無料のおすすめWEB会議システム①Zoomミーティング
  4. 無料のおすすめWEB会議システム②Skype Meet Now
  5. 無料のおすすめWEB会議システム③Googleハングアウト
  6. 無料のおすすめWEB会議システム④BizMee
  7. 無料のおすすめWEB会議システム⑤Whereby
  8. 無料のおすすめWEB会議システム⑥Facebook Messenger / WhatsApp
  9. 無料のおすすめWEB会議システム⑦Microsoft Teams
  10. 無料のおすすめWEB会議システム⑧Cisco Webex Meetings
  11. 無料のおすすめWEB会議システム⑨LINE
  12. WEB会議システムで在宅勤務・テレワークを快適に!

WEB会議システムのメリットとは?

新型コロナウイルスの猛威はオフィスワーカーたちのワークスタイルまで大きく変えてしまいました。すでに導入されていた企業もあることと思いますが、ここになってWEB会議システムの導入が多く求められてきています。

WEB会議システムを導入するメリットは、会議の参加メンバーが遠隔地にいてもリアルタイムで会議を行うことが可能であるということです。しかし、それ以外にもリアルな対面型会議より、かえっていいこともあるようです。

今は緊急事態の対策のために、導入を検討している企業が多いかと思いますが、今後はますますWEB会議システムの利用率が高まってくることが想定されます。今からWEB会議システムに詳しくなっておくことは、今後のビジネスキャリアにもきっと生きてくることでしょう。

リアルタイムで会議が可能!

まずなんといっても遠隔地にいながらにして、リアルタイムで会議を可能とすることが最大のメリットでしょう。インターネット時代ならではの利器だといえます。

これは、リアルタイムで開催されている会議に、遠隔地にいてどうしても参加できないメンバーが、WEBから参加するという形態も可能となりますし、現在のようにテレワークを要請されている状況下では、会議参加者が全員遠隔地にいたとしても、会議開催を可能とします。

それぞれのメンバーが通信環境の良いところさえ確保すれば、リアルタイムと変わらぬ速度で会議を円滑に進めることができます。もはやリアルな対面型会議が必要ないのでは?と思うほどですね。

画面共有で非対面でも説明がしやすい

WEBを使って対話を行うからこそ可能となるのが、画面の共有です。これはむしろ対面だとなかなかできない会議でのアクションなので、非対面のWEB会議の方が、情報共有しやすいというのは大きなメリットでしょう。

ペーパーレス化が進んでいる昨今のオフィスワークを踏まえて考えると、WEBを介した会議で、画面共有で資料を閲覧したり、簡単に画像や動画を提示できるので、より会議の質を高めることも可能となります。

会議は、プレゼンテーションであったり、詳細報告でグラフやデータを使用したりすることが多いです。こうした時、はじめから画面共有がデフォルトの状態で進められること、たいへん便利です。

WEB会議システムの選び方

さて、メリットの大きいWEB会議システムですが、それではいったいどういったものを選ぶと良いのでしょうか?WEB会議システムは、無料のものもありますが、システムの堅牢性などを考えた時にかかる費用など、全体の費用感、手間などは考慮に入れるべきです。

特に秘匿性の高いプロジェクトなどでは、システムのセキュリティは気になるところですね。各社から提供されているWEB会議システムの特徴をしっかり精査し、導入することをおすすめします。

①導入の初期費用や手間が少ないもの

まず確認したいのが、導入にかかる初期費用、ランニングコスト、また機器、ネットワークの設定や周辺機器が必要なのかといった手間もチェックするべきポイントです。

現在、多くの企業で利用されているWEB会議システムは、無料からはじめられるものが多いです。ただし、継続的に使用する場合や使用時間、人数制限などで、有料に切り替わるものもありますので、よく下調べすることをおすすめします。

また、多くのWEB会議システムは、導入から利用開始までの手間はたいへん簡素化されているのが特徴です。ただし、サインアップやインストール、会員登録が必要なサービスもあります。

利用者数やネットワークの規模によっては、複雑な設定を要するケースもありますので、この手間の部分についてはケース・バイ・ケースといえるでしょう。

②セキュリティが守られていること

特に気をつけたいのは、セキュリティがしっかりしているかということです。WEB会議に参加するメンバーのセキュリティ意識も大事ですが、WEB会議システムそのもののセキュリティを万全にすることは何より抑えるべきポイントです。

WEB会議システム自体のセキュリティ体制をチェックすることかはじめましょう。その次に、自前でできるセキュリティ対策を講じるべきです。

WEB会議システムはたいへん便利なツールですが、現在利用されているシステムにおいてもすでに、不正アクセスが報告されていたりしますので、ネット上に重要なプロジェクト情報がダダ漏れなんてことにならぬよう、慎重を期すことをおすすめします。

③同時接続が可能な人数は多いのか

WEB会議システムを数名単位の人数で行う場合は、同時接続の設定についてさほど大きく悩むことはないでしょう。気軽にビデオチャット感覚ではじめられるのが、このWEB会議システムの利点といえます。

しかし、10名以上の大会議でシステムを利用したいという場合は、同時接続が可能な人数の制限などはチェックしておかなければなりません。この場合、「同時接続可能拠点数」というナンバリングで拠出されますが、現在では最大3000拠点を可能とするシステムもあるようです。

WEB会議システムを導入するメリットは、テレワーク上の要請という現在事情もありますが、本来は交通費削減という効果が大きいものです。同時接続可能拠点数が多いほど、そうした効果に貢献すると考えられます。

④サポート体制が整っていること

サポート体制が整っているということも重要なポイントです。やはりネットワーク上のシステムなので、思わぬ不測の事態でシステムが停止したり、不具合を起こすということが考えられます。

そうした場合、迅速な対応を準備しているシステムであれば安心です。また、サポートが24時間体制なのか、日本語対応なのか、メールのみか、電話でも対応してくれるのかなど、抑えるべきポイントはいくつかあります。

自社でどのような形式、どのような規模で利用していくのかを踏まえた上で、サポート体制の充実度をチェックすることも忘れないようにしましょう。

無料のおすすめWEB会議システム①Zoomミーティング

※利用者の爆発的急増によりZoomミーティングのセキュリティ面で脆弱性が指摘されています。2020年4月8日現在、公式ブログ「Zoom Blog」ではシステムの改善やプライバシーポリシーの改定を行ったと情報が出ていますが、利用時には今一度公式情報の確認してから最新版のソフトウェアの利用を検討していただくようお願いいたします。

現在のコロナ禍時勢で、大きく注目されているWEB会議システムが、この「Zoom ミーティング」です。こちらはいつでもどこでもどの端末からでも参加できるクラウドサービスです。

PC、スマートフォン、タブレットなどで、インストールが可能です。カメラやマイクが付いていない端末でも、汎用性外部機器を接続するだけで、ビデオ・音声通話を実現できます。またあらゆるOSに対応していることで、幅広い接続を可能としています。

「Zoomミーティング」の特長は、ビデオが高画質、音声が高音質で出力されることです。また、1つの会議に最大1000名の同時接続を可能とする大人数会議にも対応していることです。

テキスト、画像、動画などさまざまなファイルを画面共有することができ、たいへんバランスに優れたWEB会議システムとして利用されています。

「Zoomミーティング」は、無償版からスタートすることができますが、無償版ではユーザーの管理ができず、また複数人でのWEB会議は40分までという制限がありますので、ビジネスで利用する場合は、有償版を利用することをおすすめします。

有償版ラインナップのもっともライトなものは、1ユーザーあたり月額1,980円となっています。会議室同士など拠点間でWEB会議を実施したい場合は、月額4,980円から利用可能となっています。

無料のおすすめWEB会議システム②Skype Meet Now

新型コロナウイルスのパンデミックでWEB会議システムのサービス需要が高まる中、ビデオチャットシステムとして名を馳せた「Skype」から、「Meet Now」という新サービスが提供されました。

こちらはアカウントもアプリも不要のWEB会議サービスで、サインアップやダウンロードも不要で、WEB上の一意のURLを参加メンバーと共有するだけで、すぐに会議を開始することができます。

「Zoomミーティング」は操作も簡単なため、このコロナ禍において急速に利用者を伸ばしましたが、いくつかのセキュリティ上の脆弱さが指摘されたこともありました。それに変わるシステムとして、いま注目なのがこちらの「Skype」です。

無料のおすすめWEB会議システム③Googleハングアウト

Googlが提供する統合メッセージングサービスという呼称のWEB会議システムです。2013年に初版がリリースされ、徐々に改良を重ねつつ現在に至りますが、この時勢でふたたび注目を集めています。

「Googleハングアウト」の特長は、文字によるチャット機能を利用でき、最大150人までが参加可能な「グループハングアウト」というシステムで、大人数のグループチャットを可能としています。

ビデオ電話機能が使える「ビデオハングアウト」では、同時に最大10名まではビデオ通話で会議を行うことができます。Googleドライブと連携させて、画面共有なども可能とし、Googleを使い慣れたメンバー同士ではたいへん利用しやすいサービスとなっています。

無料のおすすめWEB会議システム④BizMee

面倒で手間がかかるアプリのインストールや会員登録などは一切不要で、 URLをメンバーと共有することですぐに会議を開始できるのがメリットです。

ビデオも音声も高品質で、さらにホワイトボードを画面共有でき、会議に特化したバランスに優れたWEB会議システムといえるでしょう。

またパスワードロック機能があり、パスワードを設定することで、会議システムへの入室制限を行えるなど、独自のセキュリティ体制を整えています。

コスト面についても、すべて無料で利用できるという点は大きなメリットです。デメリットは、参加できる人数の上限は決められておりませんが、大人数になると途端に通信速度が落ちたり、接続不良がまま見られるということでしょう。

無料のおすすめWEB会議システム⑤Whereby

サービス名称は「Whereby(ウエアバイ)」といいます。2〜3分の手間の登録を行なった後で発行されるURLで、何度でも繰り返しオンラインでの会議を開催することが可能です。

無償版は4人までの利用参加が可能です。5人以上のビジネス利用の場合は、有償版を利用することをおすすめします。まだ日本語対応が敷かれていませんので、これからの成長が期待されるサービスといえるでしょう。

無料のおすすめWEB会議システム⑥Facebook Messenger / WhatsApp

意外と知られていませんが、フェイスブッックのメッセンジャーを使って、最大6人までの同時ビデオ通話が可能です。普段使い慣れたフェイスブックメッセンジャーを利用することで、簡易的なビデオ会議を行うことができます。文字だけのチャットなら、最大50人の同時利用が可能です。

フェイスブックメッセンジャーは、スマートフォンを利用している人々には使いやすいですが、パソコンユーザーには同じフェイスブック社から提供されている「WhatsApp(ワッツアップ)」の方が使いやすいかもしれません。

利用できる機能はほぼ同じですので、フェイスブックを使い慣れたユーザーにとっては、利用メリットをもたらすツールといえるでしょう。

無料のおすすめWEB会議システム⑦Microsoft Teams

新型コロナウイルスが訪れる前の「働き方改革」が提唱されたのちに利用が高まったのが、この「Microsoft Teams」です。テレワーク時代のスタンダードツールとなることを期待されています。

チャット機能、通話・会議機能など、基本のオンラインコミュニケーションツールはほぼ網羅しており、オフィス365との連携もシームレスに実現するので、画面共有などの情報共有速度が早いのが特長です。

ワード、エクセル、パワーポイントなど、普段オフィスファイルを使って仕事をしているユーザーにとっては、欠かせないツールかもしれません。

無料のおすすめWEB会議システム⑧Cisco Webex Meetings

URLを共有するだけですぐに会議を開始できるという手間を最大限に省いたシステムがポイントです。遠隔地にいてもリアルな距離感にいると感じさせるほどの簡易的なアプローチで、オンライン上のコミュニケーションを図ることができます。

あらゆるデータファイルを用いて画面共有が可能で、最大参加人数はなんと40,000人超えを実現します。簡易的に始められかつほぼ人数制限がないというスケールの大きなWEB会議システムです。

無料のおすすめWEB会議システム⑨LINE

老若男女を問わず、多くの人が利用しているコミュケーションアプリが「LINE」でしょう。この普段使い慣れた「LINE」を利用して、複数人でグループを作り、ビデオ会議を行うことが可能です。

グループビデオ通話は、最大200人が同時接続可能です。画面シェア機能を使って画面共有も可能です。もちろんスマートフォンを使ってできる機能ですが、PC版のLINEを使って、本格的なWEB会議を行うことが可能です。

WEB会議システムで在宅勤務・テレワークを快適に!

働き方改革、そして新型コロナウイルス下の緊急対策として、在宅勤務、テレワーク、リモートワークの要請が叫ばれ、オンラインコミュニケーションサービスの需要が高まっています。

各社が提供するWEB会議システムの特長を比較し、自社の利用規模に合わせて導入されることをおすすめします。バランスがよくメリットの大きいWEB会議システムを導入して、在宅勤務・テレワークを快適に使いましょう!

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