「～の件でメールしました」の敬語表現は？ビジネスで使える例文と正しい使い方

まずは、「連絡する」の基本的な敬語表現からチェックしていきましょう。「連絡する」と敬語表現するときに「ご連絡いたします」と表記する方も多いのではないでしょうか。

「ご連絡いたします」は、謙譲語の「ご連絡」と敬語の「いたします」が重なっているので二重敬語になります。そのため、「ご連絡いたします」ではなく「連絡いたします」もしくは「ご連絡します」が正しい敬語表現。

また、他の表現の仕方としては「連絡申し上げます」も正しい方法として挙げられます。どのような相手に送るのかを想定しながらぴったりな文言を決めていきましょう。

つい使いがちな「ご連絡させていただきます」ですが、正しい敬語表現なのでしょうか？使うことが多いだけにチェックしておきましょう。

「させていただきます」という言葉は正しい表現です。「させていただきます」は謙譲表現で目上の人に代わって目下の人が行動することを示しています。

「させていただきます」を使うときは、その行動に対して相手からの許可があるかどうか、また、その行動をすることで自分に利益があるかどうかという2つの条件が揃っていることが必要です。

例えば「お伝えさせていただきます」というのは、伝えていいという相手の許可と、伝えることで目的を達成する自分の利益があるからこそ使える言葉になります。

「させていただきます」は、相手の許可がない場合は使うと失礼にあたる可能性があります。例えば「暗証番号を変更させていただきます」と使ったときに、変更することを相手が認めていなかった場合「勝手なことしないで」と言われかねません。

相手の許可があるかどうかは「させていただきます」を使うときはとても重要なのです。

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メールを送るときに注意したいのが「二重敬語」です。丁寧さを出したいという気持ちが優ってついつい二重敬語を使ってしまいがちではないでしょうか。二重敬語を使うことで「言葉の使い方がわからないんだな」と思われてしまうこともあります。

そういったことを防ぐために二重敬語の表現について見ていきましょう。正しい書き方を把握しておけば、メールでのミスを減らせるはずです。

「ご連絡申し上げました」は「ご連絡」と「申し上げました」の2つの謙譲語を使っているので、二重敬語になってしまいます。丁寧な表現に見えるかもしれませんが、二重敬語にすることで相手に対して失礼になってしまうこともあるので気をつけてください。

「ご連絡申し上げました」ではなく「ご連絡させていただきました」といった文言に変えておきましょう。こうすることで、すっきりとした印象を与える敬語表現になります。

「ご連絡差し上げました」も「ご連絡」と「差し上げました」の二重敬語になります。また、「差し上げました」という表現は一見すると丁寧に見えるかもしれませんが、「こちらが連絡してやった」という上から目線に見えてしまうこともあります。

言葉の表現に厳しい人から見ると「上から目線で嫌な気持ちになる」といったことになるかもしれません。そうならないためにも「ご連絡差し上げました」は使わない方が無難です。

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「ご連絡させていただきました」というのは、電話やメールなどでもよく聞いたり目にしたりする言葉ですね。実は使うべきではない状況もあるのでチェックしていきましょう。

「ご連絡させていただきました」は、仕方なく連絡したという雰囲気や、連絡してあげたという雰囲気を出してしまうこともあるため、基本的には使わないほうがいいでしょう。「連絡なんてしなくていいよ」と相手に思わせてしまう可能性があります。

自分から、連絡をしたいから時間を空けてほしいということをお願いして連絡しながら「ご連絡させていただきました」と言うのは相手にとって失礼になることがあります。別に相手はその連絡を待っていないかもしれません。相手の許可がない状態で使ってしまうこともあるため注意しましょう。

一度連絡したときに相手と繋がらなかったものの、相手があなたからの連絡を知っている場合「ご連絡させていただきました」と言うと、まるで「あなたからの連絡がなかったから私が連絡しました」と言っているように聞こえるため使わないほうがいいでしょう。強気で催促しているように感じてしまいます。

丁寧な言葉のつもりで「させていただきました」を使っても誤解を招くことがあります。そのため「いたしました」を使うようにしましょう。「いたしました」は「する」の謙譲表現です。連絡したことを丁寧に言うなら「ご連絡いたしました」がおすすめです。

それでは、「〜の件でメールしました」の敬語表現について具体的に見ていきましょう。プライベートからビジネスまで「〜の件でメールしました」と使うことは多いのではないでしょうか。

仕事相手や目上の人にメールを送る際には相手に良い印象を与えられるように正しい敬語表現を使うことが大切です。どのような表現であれば問題なのかチェックしてみてください。

「メールしました」という言葉は「しました」という丁寧語を使っているので正しい敬語表現になります。しかし「メールしました」だけでは物足りなく感じるのではないでしょうか。

親しい同僚など、いつも顔を合わせているような仲なら「メールしました」で十分ですが、上司や取引先などに送るメールとしては丁寧さに欠ける印象を与えます。特にメールは文章だけなので、表現の仕方によっては失礼に見えてしまうこともあります。

送ったメールの文言1つで相手の印象が悪くなるということもあり得るので注意が必要。メールの印象を良くするためにも、「メールしました」という言葉にプラスアルファしていきましょう。

ビジネスだけでなくプライベートでも使える文言をご紹介するので参考にしてみてください。ちょっとした工夫をすることで、印象の良いメールにできます。

まずおすすめしたいのが「メールさせていただきました」という文言です。「させていただきました」という言葉を加えることで「メールしました」よりも丁寧な表現になります。

「メールしました」だけでは物足りなく感じる場合は「メールさせていただきました」にしてみましょう。相手への印象も良いものになるはずです。

次におすすめしたいのが「メールを送らせていただきました」です。「させていただきました」に「送る」をプラスした形になります。メールは送るものなので、「メールを送らせていただきました」という文言で間違いはありません。

このときに注意しておきたいのが「メールを送らさせていただきました」と書かないことです。「送らさせて」は「さ入り言葉」と呼ばれる間違った表現。丁寧さを出すために「さ」を入れるようになったと考えられていますが、基本的には誤りとされています。

「ご連絡させていただきました」もメールを送るときに使える表現方法です。「メール」は使わず「連絡」という言葉を使っても違和感はありません。送る相手によって「メール」にするか「連絡」にするか使い分けるのも良いかもしれません。

このような言葉の違いは、送る人の選択によるものが大きいです。「この人にはカタカナよりも漢字を使った方が印象が良い」といったように送る相手によって変えてみると、より印象の良いメールにできるのではないでしょうか。

「メール」と「連絡」の両方を使って表現する方法もあります。この場合、「電話や対面の方法もあるが、ひとまずメールで連絡させていただいた」という意味を含められるのではないでしょうか。忙しくて予定が合わない場合、電話や対面で話をするのは大変です。

そんなときに「取り急ぎ要件を支えるためにメールを送った」という気持ちをこの文言に入れることができるでしょう。相手方が忙しいことをこちらが把握しているという気持ちも込められるのではないでしょうか。

このように「メールしました」にはいろいろな表現の仕方があります。どのような方法であれば相手に気持ちを伝えられるのか考えながら選んでみてください。

「〜の件でメールしました」だけだと物足りないと感じる場合も多いのではないでしょうか。そんなときは、クッションになる言葉を使うのがおすすめです。「〜の件でメールしました」にワンクッションを置くことで丁寧な印象を与えられます。

クッション言葉はいくつかのパターンを持っておくと便利です。いつも同じような言葉にならないように気をつけておけば、相手に対する印象も格上げできるのではないでしょうか。「〜の件でメールしました」で使えるクッション言葉をご紹介します。

目上の人や大切なお客様にメールをする場合、「メールだけで申し訳ない」という気持ちを込めることが大切になります。本来であれば電話や対面で丁寧に対応をするべきところをメールで済ませている状態であることを意識すると良いでしょう。

そんなときに役立つのが「メールで恐縮ですが」という言葉です。この言葉を入れることで、メールで連絡をすることを詫びる気持ちを込められます。

「〜の件でメールしました」とシンプルに表現するよりも「メールで恐縮ですが連絡させていただきました」といった方が良い印象を与えられそうです。「本来であれば訪問してお伝えすべきことをメールで恐縮ですが〜」といったように文言を加えるのも良いかもしれません。

メールの最後に使えるのが「取り急ぎご連絡まで」という言葉です。メールで要件のみを伝える場合、冷たい印象を与えないようにこういった文言を使うと良いでしょう。「とりあえず要件をメールで伝えたかった」という気持ちを伝えることができます。

電話をできない状態にあるときや、要件のみを簡潔に伝えたい場合はメールが役立ちます。「取り急ぎご連絡まで」という言葉を添えることで、「後でフォローをする」意味も含めることができます。

こうした方が、後で電話をした時や対面で話し合う時の印象を良くできそうです。メールで取り急ぎ要件を伝え、電話や対面でもっと深く相談をする、といった仕事の流れであることを伝えたい時にも役立つ言葉と言えます。

相手に対する配慮の気持ちを伝えたいときは「ご多忙のなか申し訳ありません」という言葉を添えると丁寧な印象になります。やらなければならないことがたくさんある人にとって、メールを読むのも大変な作業です。メールが多ければ多いほど、作業の負担が増えます。

そんな気持ちを慮って「ご多忙のなか申し訳ありません。〜の件でメールさせていただきました」と書くと丁寧な表現になるのではないでしょうか。「この人は自分の忙しさを理解して配慮してくれている」と相手に印象付けることができるはずです。

続いては、相手別に「〜の件でメールしました」の表現方法をチェックしていきましょう。メールを送る相手によっても表現の仕方が変わってきます。相手と自分の関係はどういうものなのかを意識しながら言葉を決めていくと間違いがありません。

今回は「上司」「得意先」「取引先」に分けておすすめの例文をご紹介します。これらの例文を応用しながら、メールを送る相手にぴったりな言葉に整えていくようにしてみてください。

上司に対しては「○○さん、お疲れさまです。△△です。〜の件でメールさせていただきました」と書くのがおすすめです。社内の上司であれば「お疲れさまです」という言葉をワンクッションとして入れておくと良いでしょう。

ただし「ご苦労さまです」とは使わないようにしてください。目上の人が使う言葉なので、上司に対して「ご苦労さまです」と使うと偉そうな印象になってしまいます。

得意先の場合は「平素より大変お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。このたび、〜の件でご連絡させていただきました」といったように送ると良いでしょう。取引先なので「お世話になっております」といった言葉を最初に使うと丁寧な印象を与えられます。

要件のみを伝えて、後で電話や対面でやりとりをすることを想定している場合は「取り急ぎご連絡までで失礼します」といったように添えておくと良いのではないでしょうか。

取引先に送るメールも「平素より大変お世話になっております。○○株式会社の△△と申します」といったような始まりにすると良いでしょう。「お忙しいなか恐縮ですが、〜の件でご連絡させていただきました」といったように、相手のことを配慮した文言を入れると丁寧です。

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英語は敬語がないイメージもありますが「させていただきます」の英語表現もあります。英語では「Let me～」と表現します。より丁寧に使うなら「Please let me～」にしましょう。

メールは文章のみだからこそ、相手に対して失礼のない言葉を選ぶことが大切です。ビジネスメールに限らず、相手に敬意を払った言葉選びを意識してみましょう。メールで良い印象を与えられるように工夫してみてください。

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