同窓会の幹事マニュアル！成功させるポイント解説

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで3番目にやることは、同窓会の会費を決めることです。

多くのパーティー会場や宴会場では、ある程度一人当たりの料金を、料理の種類やプランによって幅を持たせて設定してあります。

まだお金がない大学生が中学校や高校の同窓会を開くのであれば、1番安いプランでも良いでしょうが、みんな就職して数年経って、ある程度社会的なステータスが上がってきた年代で同窓会を開くのであれば、それなりに社会的なステータスに合ったものを選ぶことが大切ですよね。

会場を予約したときに、パンフレットをもらえるので、それをみんなでよく見て検討しながら、どのプランでお願いをするのか話し合って決めましょう。

また、会場での飲食代以外にかかる経費も会費の中に含めるように設定しましょう。

通常は、食事代は恩師からはいただきません。

恩師からの食事代は、みんなの会費の中から集めます。

場合によっては、恩師だけではなく、参加者全員にお土産を渡す時もあります。

そういったお土産代や、案内状の発送などにかかる印刷代や郵送料、幹事が負担する電話代なども、必要な事務経費として会費の中に上乗せするようにしましょう。

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで4番目にやることは、同窓会の案内状を作って、該当する人全員に発送することです。

通常は同窓会の案内状は往復はがきで出して、出欠の連絡をハガキでもらうようにします。

案内状の内容は、時候の挨拶から始まり、同窓会を開く旨と、日時、会場、会費の詳細を書きます。

会場までの簡単な地図も案内状に入れられると良いですね。

1クラス分程度であれば、案内状は自分でパソコンで作って、家庭用プリンターで印刷して発送してしまってもいいですが、数百人規模の同窓会になる場合には、家庭用プリンターでは印刷が間に合わないこともあります。

業者に案内状の印刷をお願いした方が安くて早い場合もあります。

また、案内状の発送作業もあまりにも宛先の数が多い場合には、仕事をしながらではできないこともあります。

そういった場合には案内状の印刷から発送までを引き受けてくれる業者に委託するようにしましょう。

案内状の印刷から発送までを、自分たちでやった方がいいのか、業者に委託したほうがいいのか迷うときには、同窓会までの予算と自分たち幹事が割ける時間を検討して決めましょう。

恩師にも出席してもらいたいときには、恩師には同窓生とは別に案内状を作って送ります。

恩師への案内状も往復はがきで作って出欠のお返事を頂けるようにしますが、恩師から会費は頂かないので会費は書きません。

恩師への案内状には、お礼の言葉も添えましょう。

時候の挨拶に加えて、学生時代に教えて頂いたお礼も書き添えて送ります。

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで5番目にやることは、出欠を確認することです。

案内状を出したとしても、全員の手元に届いて、全員から返事が返ってくるわけではありません。

学校卒業してから数年も経ってしまうと、宛先不明で返ってきてしまう人もかなりの数に上ります。

返事が返って来なかったり、宛先不明で戻ってきてしまった人の場合には、電話で直接連絡を取ってみる必要があります。

卒業アルバムなどに載っている電話番号が不通になっていたり、実家の住所や電話番号もわからずに、連絡が取れなくなってしまう人もいます。

仲のよかった人をたどっても、連絡のつけようがない場合には、諦めるしかありません。

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで6番目にやることは、出席者名簿を作ることです。

当日の会場で受付をする際に、出席者名簿をきちんと作ってないと、会費の徴収などで大きな混乱が起きてしまうので、ここはしっかりとやるようにしましょう。

出席者の名簿はすべての幹事が共有する必要があります。

いまはインターネット上で、みんなで情報を共有して編集することができます。

すべての幹事がインターネット上で共有できるファイルを作成して、クラスごとに集めた出席者の情報をそのクラスの幹事に打ち込んでもらうようにすると良いでしょう。

出席者の名簿の作成が終わって、出席者の人数が確定したら、会場へ人数を挨拶がてら報告するのも忘れないようにしましょう。

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで7番目にやることは、当日受付で配布する名札や、帰りに出席者の皆さんに配るお土産を手配することです。

学校卒業してから数年もたつと、かなり顔かたちが変わってしまっている人もいます。

また、クラスが違ったりすると、お互いの顔と名前が一致しないことも変わるので、挨拶だけされても誰だかわからないことも良くあります。

同窓会のときには、それぞれの人に名札をつけてもらう事は大切です。