同窓会の幹事マニュアル!成功させるポイント解説

学校を卒業して、数年経つと、同窓会で集まりたくなるものですよね。同窓会の幹事を引き受けたときにはいったいどんなことをすればいいのでしょうか。この記事は同窓会の幹事を引き受けた時のやるべきことをマニュアル形式でお伝えします。

同窓会の幹事マニュアル!成功させるポイント解説のイメージ

目次

  1. 同窓会の幹事を引き受けることになったら?!
  2. 同窓会の幹事は事前準備が大切!
  3. 【同窓会の幹事 事前準備①】幹事メンバー集め
  4. 【同窓会の幹事 事前準備②】会場予約
  5. 【同窓会の幹事 事前準備③】会費を決める
  6. 【同窓会の幹事 事前準備④】案内状を出す
  7. 【同窓会の幹事 事前準備⑤】出欠確認
  8. 【同窓会の幹事 事前準備⑥】出席者名簿の作成
  9. 【同窓会の幹事 事前準備⑦】名札・お土産の手配
  10. 同窓会の幹事 当日はやることがたくさん!
  11. 【同窓会の幹事 当日の仕事①】受付
  12. 【同窓会の幹事 当日の仕事②】同窓会本番
  13. 【同窓会の幹事 当日の仕事③】会場精算
  14. 【同窓会の幹事 当日の仕事④】二次会準備
  15. 同窓会が終わった後は幹事はどうする?!
  16. 【同窓会の幹事 終わった後①】ネットワーク作りが大切
  17. 【同窓会の幹事 終わった後②】定例化することも!!
  18. 同窓会の幹事代行もあるよ!!
  19. 同窓会幹事代行のメリットは?!
  20. 同窓会の幹事について まとめ

同窓会の幹事を引き受けることになったら?!

学校を卒業して、数年経つと、同窓会を開きたくなるものですよね。

学校卒業後に社会に出て数年もたつと、みんなそれぞれに大人になった姿に、感慨を覚えることもあります。

中には誰だったのか、学校時代と顔が変わってしまって、わからなくなってしまう人もいて、誰なのかを当てる名前当てクイズが始まったりするのも、同窓会の楽しいところです。

25 ~6歳と言う結婚適齢期での同窓会だと、同窓会で出会ったことにより、昔の恋が再燃して、そこから結婚に至ったというカップルもたくさんいますよね。

学年の人数が多い学校の同窓会の場合には、学校時代には知らなかった人とも知り合ったり、挨拶を交わすことで仕事上の付き合いを広げることができる、誰にとっても貴重な出会いの場ともなっています。

また、学生時代にはわからなかった恩師の言葉の意味が、社会に出たことで分かって、ぜひお礼の言葉を伝えたいと、言う人もいますよね。

同窓会というのは、恩師へお礼を伝える貴重な機会でもあります。

でも、学校時代からの仲が良い仲間内で仲の良い誰かに声をかけて集まって飲み会を開くのとは違い、同窓会を開くためには、誰かが幹事を引き受けて、段取りをつけなければいけません

この記事では、同窓会で幹事を引き受けた時の段取りややることについてお伝えしていきたいと思います。

■参考記事:同窓会から恋愛に発展することも?コチラも参照!

同窓会で恋愛に発展することが?再会してドキッとする瞬間9つ

同窓会の幹事は事前準備が大切!

学校時代の同窓会の幹事というのは、とにかくやることがたくさんあります。

特に段取りというのは、当日忙しい中集まってくれた同窓生の皆さんに、思う存分楽しい時間を提供するためには、とても大切なものになります。

事前準備の段取りがちゃんとできていないと、同窓会当日、せっかく忙しい中集まってくれた出席者の皆さんに、気まずい思いをさせてしまうことにもなりかねません。

まずは、同窓会の幹事を引き受けた時に1番重要となる、事前準備の段取りについて順番にお伝えします。

【同窓会の幹事 事前準備①】幹事メンバー集め

学校の同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで1番目にやることは、一緒に幹事をやってくれるメンバーを集めることです。

誰に幹事をお願いすればいいのか、頭を抱えるところ多いかと思います。

やはり幹事は誰にお願いするのでも、何かと連絡を密に取って、事前準備をいろいろとしなければいけませんよね。

誰を幹事のメンバーに入れるのか考えるときには、まずは自分が一緒に挨拶をしてやりやすい人というのを考えましょう。

学校を卒業した後で、地元を離れてしまっている人もいるので、学校卒業後も地元に残っている人やUターンしてきている人が中心になります。

また、学校の同窓会では連絡は各クラスごとが基本になるので、各クラスから2名ずつほど選ぶようにします。

その上で、幹事の作業には、案内状の発送や、名簿作りなど、細かい事務作業が多くあります。

仕事などでそういった細かい事務作業に慣れている人や、そういった作業を率先してやってくれそうな人はいったい誰なのか、ということをよく考えてから、声をかけるようにしましょう。

幹事のメンバーは、少なすぎても作業が大変になってしまいますが、多すぎても連絡を取り合うのが大変になります。

まず開こうと思っている同窓会の規模を想定して幹事のメンバーに何人必要なのか決めたら、思い当たるメンバーをリストアップして、優先順位をつけて順番にお願いしていきましょう。

忙しい中引き受けてくれたら、お礼の気持ちも忘れてはいけませんね。

お願いの挨拶をしても、全員に引き受けてもらえるわけではありません。

断られた時のために少し多めにリストアップしておきましょう。

【同窓会の幹事 事前準備②】会場予約

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで2番目にやることは、同窓会を開くための会場の予約です。

同窓会を開くための会場の希望は、同窓会の規模をどのくらいまで広げるかによって大きく変わってきます。

場合によっては、学年の枠を超えて、学校レベルの同窓会を数千人規模で開くこともあります。

中学や高校のマンモス校で、1学年分の全てのクラスに声をかけるとなると、数百人レベルになることもあります。

同窓会というよりは、自分がいたクラスだけで開く同級会を開くときには、多くても2~30人集まれば良いところでしょう。

どのくらいの規模で同窓会を開くつもりなのかしっかりと考えた上で、料理の種類や立地やアクセスも考慮して、みんなに喜んでもらえる会場を押さえるようにしましょう。

会場に目星を付けたら、幹事のメンバー数人で下見に行ってみましょう。

【同窓会の幹事 事前準備③】会費を決める

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで3番目にやることは、同窓会の会費を決めることです。

多くのパーティー会場や宴会場では、ある程度一人当たりの料金を、料理の種類やプランによって幅を持たせて設定してあります。

まだお金がない大学生が中学校や高校の同窓会を開くのであれば、1番安いプランでも良いでしょうが、みんな就職して数年経って、ある程度社会的なステータスが上がってきた年代で同窓会を開くのであれば、それなりに社会的なステータスに合ったものを選ぶことが大切ですよね。

会場を予約したときに、パンフレットをもらえるので、それをみんなでよく見て検討しながら、どのプランでお願いをするのか話し合って決めましょう。

また、会場での飲食代以外にかかる経費も会費の中に含めるように設定しましょう。

通常は、食事代は恩師からはいただきません。

恩師からの食事代は、みんなの会費の中から集めます。

場合によっては、恩師だけではなく、参加者全員にお土産を渡す時もあります。

そういったお土産代や、案内状の発送などにかかる印刷代や郵送料、幹事が負担する電話代なども、必要な事務経費として会費の中に上乗せするようにしましょう。

【同窓会の幹事 事前準備④】案内状を出す

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで4番目にやることは、同窓会の案内状を作って、該当する人全員に発送することです。

通常は同窓会の案内状は往復はがきで出して、出欠の連絡をハガキでもらうようにします。

案内状の内容は、時候の挨拶から始まり、同窓会を開く旨と、日時、会場、会費の詳細を書きます。

会場までの簡単な地図も案内状に入れられると良いですね。

1クラス分程度であれば、案内状は自分でパソコンで作って、家庭用プリンターで印刷して発送してしまってもいいですが、数百人規模の同窓会になる場合には、家庭用プリンターでは印刷が間に合わないこともあります。

業者に案内状の印刷をお願いした方が安くて早い場合もあります。

また、案内状の発送作業もあまりにも宛先の数が多い場合には、仕事をしながらではできないこともあります。

そういった場合には案内状の印刷から発送までを引き受けてくれる業者に委託するようにしましょう。

案内状の印刷から発送までを、自分たちでやった方がいいのか、業者に委託したほうがいいのか迷うときには、同窓会までの予算と自分たち幹事が割ける時間を検討して決めましょう。

恩師にも出席してもらいたいときには、恩師には同窓生とは別に案内状を作って送ります。

恩師への案内状も往復はがきで作って出欠のお返事を頂けるようにしますが、恩師から会費は頂かないので会費は書きません。

恩師への案内状には、お礼の言葉も添えましょう。

時候の挨拶に加えて、学生時代に教えて頂いたお礼も書き添えて送ります。

【同窓会の幹事 事前準備⑤】出欠確認

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで5番目にやることは、出欠を確認することです。

案内状を出したとしても、全員の手元に届いて、全員から返事が返ってくるわけではありません。

学校卒業してから数年も経ってしまうと、宛先不明で返ってきてしまう人もかなりの数に上ります。

返事が返って来なかったり、宛先不明で戻ってきてしまった人の場合には、電話で直接連絡を取ってみる必要があります。

卒業アルバムなどに載っている電話番号が不通になっていたり、実家の住所や電話番号もわからずに、連絡が取れなくなってしまう人もいます。

仲のよかった人をたどっても、連絡のつけようがない場合には、諦めるしかありません。

【同窓会の幹事 事前準備⑥】出席者名簿の作成

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで6番目にやることは、出席者名簿を作ることです。

当日の会場で受付をする際に、出席者名簿をきちんと作ってないと、会費の徴収などで大きな混乱が起きてしまうので、ここはしっかりとやるようにしましょう。

出席者の名簿はすべての幹事が共有する必要があります。

いまはインターネット上で、みんなで情報を共有して編集することができます。

すべての幹事がインターネット上で共有できるファイルを作成して、クラスごとに集めた出席者の情報をそのクラスの幹事に打ち込んでもらうようにすると良いでしょう。

出席者の名簿の作成が終わって、出席者の人数が確定したら、会場へ人数を挨拶がてら報告するのも忘れないようにしましょう。

【同窓会の幹事 事前準備⑦】名札・お土産の手配

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで7番目にやることは、当日受付で配布する名札や、帰りに出席者の皆さんに配るお土産を手配することです。

学校卒業してから数年もたつと、かなり顔かたちが変わってしまっている人もいます。

また、クラスが違ったりすると、お互いの顔と名前が一致しないことも変わるので、挨拶だけされても誰だかわからないことも良くあります。

同窓会のときには、それぞれの人に名札をつけてもらう事は大切です。

これは、各クラスの幹事にそれぞれのクラスの分の名札を作ってもらうようにお願いしましょう。

お土産は、出席者の皆さん全員に配る場合には、出席者の人数分を用意します。

出席者全員にならない場合でも、必ず恩師にはお礼の気持ちを込めて渡すように準備しましょう。

同窓会の幹事 当日はやることがたくさん!

さて、ここまでが同窓会の前日までに終わらせておかなければならない事前準備のやることになります。

事前準備をバッチリと決めたら、いよいよ同窓会の当日を迎えることになります。

事前準備もかなり幹事がやることがたくさんあって大変でしたが、同窓会当日も色々とやるべきことがたくさんあります。

いったい同窓会当日には、幹事にはどのような仕事があるのでしょうか?!

■参考記事:同窓会のヘアアレンジ、おすすめは?コチラも参照!

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【同窓会の幹事 当日の仕事①】受付

同窓会の幹事は当日にやることの1つ目は受け付けです。

同窓会が始まる30分前が受付開始となるのが普通ですよね。

幹事はさらにその30分前に集合して、会場の確認や、受付の準備をするようにしましょう。

受付では、クラス毎に名簿を用意しましょう。

会費の支払いの時にお釣りが必要な人もいるので、釣り銭もある程度用意しておくようにしましょう。

1クラスあたりの出席人数が多い場合には、手付けの窓口もクラスごとか、2クラスずつにしたほうがいいでしょう。

受付では、出席者の名前を聞いて挨拶をして、会費を受け取ったら、名簿にチェックを入れて名札を渡します。

恩師が来た時には、受付でもお忙しい中、出席して頂いたことに対してお礼の気持ちを伝えるのが、社会人としての礼儀であることは言うまでもありませんよね。

【同窓会の幹事 当日の仕事②】同窓会本番

受付が終わって、同窓会の開始時間になったら、いよいよ同窓会の始まりです。

ずっと誰かが受付に座っている必要はありませんが、遅れてやってくる人もいるので、誰か来た時に受付に対応できるようにしておくことも大切ですね。

同窓会が始まったら、幹事の代表の挨拶をした後で、恩師から挨拶を頂きましょう。

クラスが多くて、先生の人数も多い場合には、乾杯をしてから、恩師からの挨拶を頂く時間を作るのも良いでしょう。

いろいろと同窓会のプログラムや企画に頭を悩ませる人も多くいるようですね。

同窓会は、旧友との再会の挨拶ができることを喜んで、お互いの近況報告をし合い、旧交を暖めあうのが1番大切な目的です。

ですから、幹事の挨拶と、恩師からの挨拶以外のプログラムは必要ないでしょう。

恩師からの挨拶は長くなりがちなものですが、それ以外は多くの時間を歓談の時間に割くことができるように、ゲームなどのイベント的なものは同窓会では極力やらないようにします。

そのかわり、幹事は出来るだけカメラマンになって、写真撮影をするようにしましょう。

今はSNSも色々とあるので、撮影した写真は専用のグループを作ってそこから自由に好きな写真を持っていってもらうようにすると便利ですよね。

【同窓会の幹事 当日の仕事③】会場精算

同窓会が終わる時間になりました。

とても名残惜しいのですが、幹事の代表から終わりの挨拶をして、恩師へ出席して頂いたことへのお礼の気持ちと、2次会の案内を伝えたら、受付でお土産を配って解散にしましょう。

同窓会が終わる時には、必ずお忙しい時間を縫って参加して下さった恩師に、お礼の言葉を伝えるのも忘れないようにします。

解散した後で、幹事たちがやらなければならないのは、会場に支払うお金の精算です。

集めた会費は、過不足がないか、同窓会が始まったらしっかりと計算しておきます。

その中から当日会場に支払わなければならないお金は、同窓会が終わったらしっかりと精算してから、幹事たちも2次会の会場へと移動しましょう。

またお酒が入ると、会場に迷惑を掛ける人も出てくるものです。

会場にも最後にお礼の挨拶をすることも忘れないようにしましょう。

このお礼の挨拶があるかどうかで、次に同じ団体で使わせてもらえるかどうかが変わることもあるようですよ。

【同窓会の幹事 当日の仕事④】二次会準備

同窓会が、比較的早い時間に終わるようなら、あらかじめ2次会の準備もしておきましょう。

2次会の会場は、同窓会の会場から近くて、リーズナブルなお店が良いでしょう。

もしくは、同窓生が開いてるお店があれば、そこにお願いしてもいいでしょう。

同窓会から2次会へ、どのくらいの人数が流れるのがちょっと読めないところはありますが、だいたい出席者の人数の半分から6割ぐらいの人数で予約を入れておけば大丈夫でしょう。

同窓会が終わった後は幹事はどうする?!

同窓会が終わった後も、幹事のやることは終わりではありません。

準備や段取りを付ける段階で、費用を立て替えている人もいるでしょうから、そういったものを集めた会費の中から精算したり、余ったお金があればそれをどうするのかを、幹事で決めることが大切です。

また、当日会場で撮影した写真を、同窓会様に作ったSNSのグループにアップする仕事も残っています。

SNSに写真をアップするときには、忙しい時間を割いて同窓会に出席してくれたことに対して、お礼の気持ちをちゃんと書きましょう。

また年配の恩師の場合には、SNSをやっていないこともよくあります。

写真を郵送で送る必要がありますので、お礼状を添えて、できるだけ早めに送るようにしましょう。

また、同窓会が終わった後だからこそ、大切なことが残っています。

ここからは更に同窓会が終わった後だからこその大切なやることをいくつか見ていきましょう。

【同窓会の幹事 終わった後①】ネットワーク作りが大切

同窓会が終わった後の幹事の仕事で、いちばん大切な仕事は、同窓会のネットワークを作っていくことです。

せっかく同窓会というみんなに集まってもらって、連絡先を教えてもらい、名簿を作ることができたのですから、ここからそれぞれの人脈をさらに広げるためのネットワークの構築に務めましょう。

写真をアップするためにSNSのグループを作ったのなら、それをお互いの近況報告のためのグループとして活用することをお勧めします。

また、それとは別に、クラスごとや部活事などのグループも作って、同窓会に参加できなかった人とも連絡を取れるようにするとさらにいいですよね。

【同窓会の幹事 終わった後②】定例化することも!!

同窓会のネットワークの構築ができたら、せっかくですから同窓会を定例化することも考えましょう。

毎年だとちょっと大変なので、3~5年ごとにやるといったことを決めてはいかがでしょうか?!

幹事はその都度集めてもいいのですが、やはり核となるメンバーは、一番最初に幹事を務めたメンバーになりますよね。

同窓会が楽しい想い出になったのであれば、ぜひ定例化させるようにしてみてはいかがでしょうか?!

同窓会の幹事代行もあるよ!!

ここまで見てきたように、同窓会の幹事というのはかなりやることがたくさんあって、正直なところ引き受けたくないな、という人もいるのではないでしょうか?!

幹事はたくさん段取りを付けなくてはいけないことがあるので、同窓会が開かれるのならば行ってみたいけれども、誰かほかの人が幹事を引き受けてくれればいいのにな、と思っている人はたくさんいます。

最近では、そんなお悩みを解決するための、幹事代行の業者も出てきました。

会社の飲み会などの幹事代行だけではなく、同窓会の幹事を代行してくれるサービスもあります。

ちょっと代行業者にお願いするのは怪しいし、お金もかかりそう、なんて思っている人は結構いますよね。

でも、忙しい仕事の合間を縫って、案内状を印刷して宛名を書いて発送したり、名簿を作ったり、料理やお土産の手配をするのは、大変じゃありませんか?!

多少お金を掛けたとしても、代行業者にお願いしてしまえば、そういった大変な作業はすべて代行業者が行ってくれるのです。

同窓会を開きたいのだけれども、ちょっと忙しすぎて誰も幹事を引き受けてくれない、そんな時には、代行業者の活用も考えて見てはいかがでしょうか?!

同窓会幹事代行のメリットは?!

同窓会の幹事を代行してくれる業者を使うメリットはたくさんあります。

やはり代行業者を使うメリットで一番大きな点は、全ての手間を代行業者が請け負ってくれる、という点ではないでしょうか?!

幹事というのは事前の段取りから、当日、終わった後まで、恩師へのお礼とか、とにかくやらなくてはいけないことがたくさんあります。

しかし、代行業者の多くは、卒業生の名簿が載っている卒業アルバムさえ渡して、希望日時を伝えてしまえば後は全てやってくれるのです。

代行業者は案内状の発送から、出欠管理、出席の確認の電話、会場決めから当日の会場設営、受付、終わった後の写真の専用グループへのアップロードまで、全てやってくれます。

恩師へのお礼のお土産の手配までしてくれる場合もあります。

代行業者ではなくて、本当の幹事がやらなくてはいけないことは、二次会の準備くらいになります。

二次会の準備は大まかな人数で会場を予約して、当日お金を集めて生産するだけで済むので、代行業者におまかせする同窓会事態に比べるとずっと楽ですよね。

なかなか仕事が忙しくなっていて、プライベートな時間が取りにくくなっていると言われている現在、同窓会も代行業者を活用することを考えてみるのもいいのではないでしょうか?!

同窓会の幹事について まとめ

ここまで、同窓会の幹事を引き受けた時の、段取りややることについていろいろと見てきました。

なかなかこうやって見てみると大変なことが多くて、いったい誰が引き受けるのか、水面下で攻防が繰り広げられることもたびたびあると言われています。

でも学校時代の仲間が集まれる貴重な機会なので、頼まれたら、誰かがやってくれたらいいのに、などとは思わずに、快く引き受けたいものですよね。

同窓会の幹事を引き受けたことで、それまで誰なのか、顔も知れなかった他のクラスの人とも挨拶を交わして仲良くなれるものです。

ぜひ面倒くさがらずに、引き受けてみてはいかがでしょうか?!

また誰かが同窓会を開いてくれたときには、これだけ大変な手間を掛けているのだということを忘れずに、お礼の気持ちをぜひもつようにしましょう。

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