同窓会の幹事マニュアル！成功させるポイント解説

学校を卒業して、数年経つと、同窓会を開きたくなるものですよね。

学校卒業後に社会に出て数年もたつと、みんなそれぞれに大人になった姿に、感慨を覚えることもあります。

中には誰だったのか、学校時代と顔が変わってしまって、わからなくなってしまう人もいて、誰なのかを当てる名前当てクイズが始まったりするのも、同窓会の楽しいところです。

25 ～6歳と言う結婚適齢期での同窓会だと、同窓会で出会ったことにより、昔の恋が再燃して、そこから結婚に至ったというカップルもたくさんいますよね。

学年の人数が多い学校の同窓会の場合には、学校時代には知らなかった人とも知り合ったり、挨拶を交わすことで仕事上の付き合いを広げることができる、誰にとっても貴重な出会いの場ともなっています。

また、学生時代にはわからなかった恩師の言葉の意味が、社会に出たことで分かって、ぜひお礼の言葉を伝えたいと、言う人もいますよね。

同窓会というのは、恩師へお礼を伝える貴重な機会でもあります。

でも、学校時代からの仲が良い仲間内で仲の良い誰かに声をかけて集まって飲み会を開くのとは違い、同窓会を開くためには、誰かが幹事を引き受けて、段取りをつけなければいけません

この記事では、同窓会で幹事を引き受けた時の段取りややることについてお伝えしていきたいと思います。

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学校時代の同窓会の幹事というのは、とにかくやることがたくさんあります。

特に段取りというのは、当日忙しい中集まってくれた同窓生の皆さんに、思う存分楽しい時間を提供するためには、とても大切なものになります。

事前準備の段取りがちゃんとできていないと、同窓会当日、せっかく忙しい中集まってくれた出席者の皆さんに、気まずい思いをさせてしまうことにもなりかねません。

まずは、同窓会の幹事を引き受けた時に1番重要となる、事前準備の段取りについて順番にお伝えします。

学校の同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで1番目にやることは、一緒に幹事をやってくれるメンバーを集めることです。

誰に幹事をお願いすればいいのか、頭を抱えるところ多いかと思います。

やはり幹事は誰にお願いするのでも、何かと連絡を密に取って、事前準備をいろいろとしなければいけませんよね。

誰を幹事のメンバーに入れるのか考えるときには、まずは自分が一緒に挨拶をしてやりやすい人というのを考えましょう。

学校を卒業した後で、地元を離れてしまっている人もいるので、学校卒業後も地元に残っている人やUターンしてきている人が中心になります。

また、学校の同窓会では連絡は各クラスごとが基本になるので、各クラスから2名ずつほど選ぶようにします。

その上で、幹事の作業には、案内状の発送や、名簿作りなど、細かい事務作業が多くあります。

仕事などでそういった細かい事務作業に慣れている人や、そういった作業を率先してやってくれそうな人はいったい誰なのか、ということをよく考えてから、声をかけるようにしましょう。

幹事のメンバーは、少なすぎても作業が大変になってしまいますが、多すぎても連絡を取り合うのが大変になります。

まず開こうと思っている同窓会の規模を想定して幹事のメンバーに何人必要なのか決めたら、思い当たるメンバーをリストアップして、優先順位をつけて順番にお願いしていきましょう。

忙しい中引き受けてくれたら、お礼の気持ちも忘れてはいけませんね。

お願いの挨拶をしても、全員に引き受けてもらえるわけではありません。

断られた時のために少し多めにリストアップしておきましょう。

同窓会の幹事を引き受けた時の事前の段取りで2番目にやることは、同窓会を開くための会場の予約です。

同窓会を開くための会場の希望は、同窓会の規模をどのくらいまで広げるかによって大きく変わってきます。

場合によっては、学年の枠を超えて、学校レベルの同窓会を数千人規模で開くこともあります。

中学や高校のマンモス校で、1学年分の全てのクラスに声をかけるとなると、数百人レベルになることもあります。

同窓会というよりは、自分がいたクラスだけで開く同級会を開くときには、多くても2～30人集まれば良いところでしょう。

どのくらいの規模で同窓会を開くつもりなのかしっかりと考えた上で、料理の種類や立地やアクセスも考慮して、みんなに喜んでもらえる会場を押さえるようにしましょう。

会場に目星を付けたら、幹事のメンバー数人で下見に行ってみましょう。