一般事務ってどんな仕事？元一般事務が経験からやりがいや給料事情まで詳しくご紹介します！

一般事務の仕事と聞くと、どの様な仕事のイメージが湧きますか？

求人広告で一般事務の募集をよく見ると思いますが、募集広告を掲載している会社は、大企業から中小企業まで様々ですよね。

実は「一般事務」というお仕事の仕事内容は、パソコン入力や電話対応の仕事が主なのですが、実は知られていない仕事がもっとたくさんあります。

そして、事務の仕事には一般事務（OA事務）の他に

• 経理事務
• 営業事務
• 総務事務
• 人事事務（労務事務）
• 法務事務
• 貿易事務

といった様々な種類の事務の仕事があり、それぞれ仕事の内容が違います。

ここでは、実際に一般事務として働いた経験から、仕事内容や給与事情まで詳しくご説明します。

一般事務に関して求職活動をするときに仕事に関して注目する点の一つに、「仕事内容」があると思います。

一般事務の仕事内容がこちらになります。

• データ入力
• 電話・メール応対
• 来客応対
• 庶務業務（コピー対応、郵便物発送、書類整理など）
• 備品の管理    
• ファイリング    
• 郵便物の仕分け・発送    

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一般事務の仕事は、毎日異なる業務をすることはあまりなく、毎日同じシートを開き、その日の入力を行うという仕事が多いようです。

そのため、数日繰り返し対応をしていると一般的には覚えられやすい内容だと思います。

仕事の業種によっては、見積書作成や領収書の発行をすることもあります。
​​​​​​​こちらもフォーマットがあるので、入力方法さえ覚えると対応できてしまいます。

ただ、少し間違えるだけで大きな問題になる事もありますので、慎重に対応をする必要があります。

電話応対は簡単な仕事の様でとても重要な仕事です。その内容によってお客様からの印象が決まる事が多くあります。

どんなに仕事などで忙しいときにも電話は1コールでお取りし対応をするように、指導をされる会社もある様です。

​​​​​​​また、電話を掛けてくる方は、取引先や、お客様、社内の営業担当などさまざまです。

電話を受ける度に、社内担当に繋ぐか、一般事務の自分で対応できるか、瞬時に的確な判断をする必要があります。こちらは仕事の場数を踏むことで慣れてきますが、最初は難しい業務です。

仕事中に来客があったときには、対応をするお部屋に誘導し、お茶（またはコーヒー）をお出しします。お茶の淹れ方や出し方も勉強しておく必要があります。

コピー対応、郵便物発送、書類整理など、通常業務とは別に対応することが多くあります。
この業務は上司や営業担当に依頼をされる度に仕事が発生します。

PC・コピー機などのOA機器だけでなく、文房具など備品の管理も一般事務の仕事の一つです。

備品に不具合などが発生があればメーカーに問い合わせるなどの対応を行ったり、不足が出た場合は発注を行います。

社内または部署内などの資料や書類を、後々のために記録としてまとめて保存します。これがファイリングです。
このファイリングの仕事ですが、一般事務に限らずとても重要な仕事です。

紙の書類は、日付・種類などにカテゴライズしてファイリングし、所定の場所に保管します。

また、PCで作成されたデータ（Excel・WordやPDFなど）は、データの内容や作成された日付に合わせて、所定の保存先にまとめて格納します。

一般事務に限らず、多くの会社内で郵送物を仕分け・発送する仕事も行います。

例えば、見積書・請求書または契約書など作成されますが、これを円滑にお客様とやり取りを行えているのは事務職の仕事が貢献できている証拠です。

また、会社や部署によっては上記の書類の作成も一般事務をはじめとする事務職の方が行います。

一般事務は通常、朝から夕方までの仕事をします。ここでは、一般事務の1日の仕事のスケジュールをこちらで詳しくご説明します。

9:00から勤務開始の場合、その前に出勤し、勤務開始の前にパソコンを起動、メールチェックを行います。
9:00には業務を始められるようにしておきます。

一般事務に限らず8時間勤務の場合は1時間の休憩を取得するよう、法律で定められています。

しっかり1時間取れるので、オフィスから出てレストランでお食事を取ることもできます。
美味しいランチがあるお店を探す事も楽しみのひとつになり、仕事をする上でのモチベーションにもなります。

午前中に対応できなかった業務や、一般事務の仕事だけでなくその他庶務の仕事を行います。

一般事務は、基本残業して仕事ををすることはほぼないと思います。
会社によっては繁忙期や月末など、忙しい時期は業務が重なり、仕事の残業が発生することもあります。

一般事務のみならず、仕事で働く上で、重要視することは人それぞれです。
仕事から得られるお給料が気になる方が多いのではないでしょうか。

ここでは、私が働いていた会社の給与形態をご説明します。

一般事務の正社員だと月給制になります。

営業社員だと当月の売り上げによっては、プラス歩合給など、基本給に追加でお給料をもらえることがありますが、もちろん一般事務は営業成績などないので仕事によるプラス歩合給はありません。

毎月ほぼ同じお給料で仕事をするイメージです。

一般事務で入社する時に会社と交わす契約書に、賞与についても記入があります。
その通り頂けます。

1年目は冬のボーナスから、ほぼ1ヶ月分のお給料、2年目からは徐々に増えます。

一般事務に限りませんが、派遣社員として勤務する場合は時給での仕事となります。

月収面での収入は派遣の方が高めではありますが、直接雇用の正社員に比べ福利厚生が劣ることに加え、ボーナスは無いため、年収面では正社員よりも劣る傾向です。

一般事務のお仕事は、毎日淡々と業務をこなす日々なので、勤務当初は「やりがい」を感じることは難しいと思います。

私が約10年事務として働き、仕事から感じたやりがいについてご説明します。

一般事務の通常業務をこなしながら上司や営業担当に依頼をされ、対応する業務も多くある一般事務なので、仕事を依頼をされたことを迅速に対応をすることで、「ありがとう」という言葉は多くもらえます。

自分が対応をしたことで、上司は重大な会議に出られているし、営業担当は1日外回りで新規の案件を取ってこられる。

そう思うと社内で雑務と言われている業務を対応することも、うれしく思えます。

毎日パソコン入力をしていると、自分が知らないうちに、その業務スキルが身についていることに後々気づきます。

パソコン入力では、基本のブラインドタッチはもちろん、場合によってはExcel関数やWordのスキルも身に付きます。

これらのスキルが身に付くことで、仕事のスピードUPと効率化も見込むことができ、最初は作成をすることに、1時間かかっていた書類作成の仕事が30分で出来るようになったなどはよくある話です。

一般事務は社内では同僚の人、外に出ることはなくても電話応対の際に取引先企業の方、時には業者さんとの仕事でのやり取りもあります。

業務をこなす度に、コミュニケーションに必要な会話術などを学ぶことができます。

相手に「この事務さん、気持ちの良い対応をしてくれる」と思われると嬉しいですよね。

一般事務は初めてオフィスワークを経験するのにちょうどよい仕事ではあります。

ですが、一般事務などの事務の仕事の経験があると、営業事務などにもキャリアアップができ、一般事務の経験に加え資格やスキルが有れば貿易事務や経理事務などにも転職が可能です。

一般事務は、社内の幅広い人たちやお客様と仕事や業務を通してやり取りをすることにより、会社と仕事の仕事の流れだけでなく仕組みを学べるので事務経験の第一歩といえるでしょう。

「一般事務は誰でもできる仕事」という発言を聞いたことがあります。
私はそんなことは無いと思います。

ここでは、どんな人が一般事務に向いているのか、ご説明したいと思います。

一般事務のお仕事は、日々同じ業務をこなすこともありますが、「毎日同じだからつまらない」と思い転職する人も多いようです。

ですが、その同じ業務でも、会社にとっては大事な業務で、なくてはならない業務なのです。「つまらない」と思うより、「これが役に立っている」と考えた方が、仕事が楽しいし、やりがいを感じられますよね。

日々の業務を、真面目に真摯に仕事を取り組める人が求められます。

同じ一般事務の業務を進めている中でも、仕事に対する向上心は忘れてはいけません。

今に満足せず、更なる仕事の効率化を意識しながら働いていると、新しい仕事の方法が見つかる場合があります。

それを上司に提案できるととても喜ばれるでしょう。

一般事務は「あれお願い」「これもできれば」と毎日上司や営業担当に多くの事を仕事上のお願いされることがあります。

その内容は、コピー対応や書類整理などの仕事。
これを、「私の仕事ではありません」と仕事をお断りしてしまうといけません。

もちろん、営業担当に「代わりにアポとってきて」など、絶対に対応が難しい仕事をお願いされたときはお断りするのが筋ですが、自分でできる仕事は、「これも誰かのためになる」と考え、気持ち良く仕事をお受けできる人は、大変喜ばれます。

一般事務の仕事に就くためにも専門職のように資格は必須ではありませんが、資格を持っていると就職に有利になるだけでなく、スキルを客観的に証明ができます。

一般事務に関する資格を紹介していきます。

一般事務だけでなく様々なオフィスワークで扱われているExcelやPowerPointなどのOffice系の資格がMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）です。

この資格を持っていると、「Office系は問題ないな」と評価されます。

秘書におけるスキル・知識を証明する秘書技能検定は、一般事務と関係ないのでは？と感じるかもしれません。

ですが、秘書技能検定は秘書におけるスキル・知識だけでなく、

• 一般常識
• 常識
• 敬語・ビジネス文書
• 電話応対

簿記は、社内で発生するお金に関する管理をすることで、これは一般事務というよりは、経理（財務）や会計事務所などの方になります。

しかし、会社や部署の業務内容次第では有利で、とりわけ経理事務に最適です。

実際に活用することを視野にする場合は、3級より試験範囲が広い（＝幅広く知識・スキルを付けられる）2級以上を取得しましょう。

ビジネス文書は、社内や企業間とのメールや書類作成などビジネス上で使われている文書です。

この文書を身につけられていることを証明する資格がビジネス文書検定です。

ビジネス文書の習得は簡単ではなく、間違えると問題になったり評価に関わるので、必ず身に付けておきましょう。

英語力を証明する資格の1つとしてTOEIC（Test of English for International Communication・国際コミュニケーション英語能力テスト）です。

この資格は世界160カ国で実施されているという、世界的な資格です。

一定以上の点数（スコア）を取れていれば、それが客観的な英語力となります。
特に、英語力が求められる貿易事務に就きたい人は、高スコアを取りましょう。

いよいよ求職活動です。
一般事務になるには、どうすればいいのでしょうか。

「一般事務」の募集要項に目を通してみましょう。
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会社によって一般事務のお仕事内容は異なるので、気になる会社があった場合には、仕事内容をよく確認する事をおすすめします。

小さな会社だと、一般事務の募集でも、1人に社内の業務を全て任せていることもあります。
​​​​​​
そうなると、個人への負担がかなり大きいと考えられます。
​​​​​​​そういった面も気にされると良いかもしれません。

​​​​​​​また、会社の事業内容も大切です。

事業内容に沿ったお仕事を依頼されることが多いです。自分自身が少しでも興味のある事業を行っている会社だと一般事務のお仕事が更に楽しくなりますよ。

いかがだったでしょうか。一般事務は、会社にとってはなくてはならない職種です。

仕事内容には、雑務と呼ばれるお仕事もありますが、どのお仕事も一生懸命に気持ちを込めて対応する事でとても感謝され、なくてはならない存在になるのです。

​​​​​​​また、一般事務の仕事はどの企業にも存在する為、転職する際にも有利だと思います。
​​​​​​​
ぜひ一般事務としてスキルアップを目指してみませんか。